控股公司財務管理

控股公司財務管理

某控股公司員工手冊:財務管理

1. 財務管理原則

1.1 授權管理

公司財務部、預算部對公司內的任何經濟活動事項有查詢權及參與建議權。

1.2 預算管理

1.2.1 公司各部門的各項經費使用均須事先制定'資金收支預算計劃',并納入公司總體資金預算計劃中,嚴格按所訂計劃實施執行;

1.2.2 公司各部門應根據部門業務需求制定出科學合理的部門預算計劃,并于每個旬、月、季、年度之前上報財務部、預算部;

1.2.3 公司各部門須根據本部門業務進展情況和收支情況及時做好統計,并于每旬、月、季、年度末上報財務部、預算部。

1.3 監控管理

1.3.1 公司總經理、主管經理、財務部、預算部對公司總體資金使用和部門資金使用有監控權;

1.3.2 財務人員對本公司業務實行具體會計監督。財務人員對不真實、不合法的原始憑證不予受理;對記載不準確不完整的原始憑證予以退回,并要求更正、補充;

1.3.3 財務人員發現賬簿記錄與實務款項不符實,應及時逐級向部門經理和公司領導書面報告,并請求查明原因,做出處理。財務人員對上述事項無權自行作出處理;

1.3.4 財務人員應定期會同行政部人員進行公司財產清查,保證賬簿記錄與實物、款項相符。

2. 資金管理程序

2.1 集團往來資金的取得:

2.1.1 根據公司運營情況,向集團財務部報送年、季、月、旬資金使用計劃;

2.1.2 往來撥款申報時間:用款期前15日。

2.2 貸款資金的取得(見財務部貸款程序)

2.3 資金支出的管理

2.3.1 內部借款要求:

2.3.1.1 企業內部借款均須填寫'內部借款單'。注明現金借款或支票借款;

2.3.1.2 所有借款,無論金額大小均需總經理審批;

2.3.1.3 企業資金往來付款均須填寫'資金往來申請單';

2.3.1.4 借款程序:

2.3.1.5 嚴格控制空白支票(限額支票)的領用,除特殊原因外,原則上不允許領用空白支票。如需領用,領用人須妥善保管,如有丟失,一切損失由領用人承擔;

2.3.1.6 各部門應及時結清借款,未結算借款不能連續超過三筆,否則財務部不予受理;

2.3.1.7 備用金、借款要遵循'前賬不清,后帳不立'的原則;

2.3.1.8 借款清還時間:一般業務借款在借款發生后五個工作日內清還,特殊事項借款由總經理簽批清還時限;備用金借款,每年年底清理核批。

2.3.2工程撥款

2.3.2.1 工程款審批

(1)各相關部門應每月月底根據合同要求和進度情況向預算部提供下月資金使用計劃(見附表二),由預算部進行審核,公司總經理要求各部門對下月資金使用計劃進行調整和

批準資金使用計劃;

(2)凡在資金計劃內撥款,由相關部門經理填制《撥款單》(見附表)后,由預算部、財務部進行審核,并經主管經理批準后,財務部方可撥款;

(3)對計劃外撥款,各責任部門應注明理由,由預算部、財務部進行審核,由主管副總經理簽字,最后報總經理批準、確認后,財務部方可撥款。

2.3.2.2 撥款流程

(1)對研發中心負責的各項設計委托撥款,由研發中心填制《價款單》,報預算部及財務部審核簽字,報常務副總經理批準簽字后,再到財務部取款;

(2)根據工程進度情況并結合所簽訂的合同規定,工程及可控配套款的撥付由工程部填寫工程《價款單》,注明合同編號、日期、合同造價、本次撥款數量及累計撥款數量等,由工程部經理簽字后,報預算部及財務部審核簽字,再報常務副總經理批準簽字后,最后到財務部取款;

(3)屬于各專業局配套工程的,由開發部經理簽字后,報預算部及財務部審核簽字,并報常務副總經理批準簽字后,再到財務部取款;

(4)對與銷售部有關,并由工程部負責工期、質量的工程。工程部工程款的撥付,由工程部經理簽字后,報預算部及財務部審核簽字,并報主管副總經理批準簽字后,再到財務部取款;

(5)對銷售部直接負責的工程、銷售策劃及廣告費用,由銷售部填制《價款單》后,報預算部、財務部審核簽字,并報主管副總經理批準簽字后,再到財務部取款;

(6)工程項目竣工后,工程尾款的撥付由公司售后服務部經理簽字后,報預算部及財務部審核簽字,并報副總經理及總經理批準簽字后,再到財務部取款;

(7)每完成一次撥款后,各部門必須保存好與其相關的撥款單據并填寫'撥款記錄臺帳'以便查對,公司定于每月月底前各相關部門相互核對撥款情況,以避免出現漏洞;

(8)公司預算部于每月月底前,匯總項目累計撥款臺帳,詳細注明合同造價,分項目工程結算造價,累計撥款數量及預提款數量,供公司領導及相關部門核查。

2.4費用支出的管理

2.4.1費用說明

費用是指公司及各部門在日常經營活動中發生的差旅費、業務交際費、交通費、通訊費等開支。公司員工有義務本著合理、節約、有效的原則使用各項費用。員工的報銷憑證必須真實、有效。在本制度中,費用均納入部門費用考核范圍,由財務部根據費用預算進行考核,考核結果與部門績效考核掛鉤。

2.4.2 費用管理基本原則

2.4.2.1 對各項費用實行預算管理,財務部根據公司目標利潤指標作出全年費用預算,并負責總體費用預算的執行與監控;

2.4.2.2 費用預算編制本著誰支出、誰預算、誰控制的原則,責任落實到各部門。各部門將辦公用品、工具書、市內出租車費、出差費、招待費、加班餐費等有關費用在年度末編制下一年度預算標準,經總經理辦公會審批后,嚴格執行。預算的執行與準確性將納入部門績效考核。

2.4.3 費用審批權限

報銷審批實行逐級簽字制度,各項費用的審批以經辦人的直接上級作為第一責任人,對費用的合理性、真實性負責,再按規定程序逐級報批。有簽字權的領導因故不能履行簽字職責時(如出差不在位時),可根據需要進行必要的授權。審批權限規定如下:

(1)差旅費、出租車費、招待、禮品、加班餐費等費用支出,由本部門經理簽字確認后,財務部審核相關票據,由主管經理審批后,到財務部取款。對特殊超過2000元標準且因工作需要必須發生的招待餐費、禮品及交際費用,由部門經理以書面形

式在報銷單中說明理由,提交主管經理及公司總經理匯同審批;

(2)部門經理的日常費用報銷,由財務部審核相關票據,經主管副總經理批準后,方可報銷;

(3)副總經理日常費用報銷,由財務部審核相關票據,經總經理批準后,方可報銷;

(4)總經理日常費用支出,由財務部審核相關票據后,方可報銷。凡屬于總經理日常費用支出,財務部應建立個人帳簿,以備公司董事會審核;

(5)凡購置辦公用品、消耗品、汽車保險、汽車油票等費用支出由行政部統一辦理,由總經理審批、報銷。汽車維修費由經辦人(該車司機),事前取得行政部經理允許,事后由行政部、財務部審核,由總經理審批、報銷。

2.4.4費用報銷程序

公司嚴格按照財務規定和標準確保對各項支出的有效管理和控制,并使簽字報銷程序規范、簡化。報銷程序如下:

2.4.5. 費用標準

2.4.5.1 辦公用品及消耗品:包括日常辦公用品及辦公設備的消耗品如紙張、文具、

計算機耗材、工具書等。此類用品由行政部統一購置,特殊情況需自行購置的,應提前請示行政部同意后方可自行購置。行政部對所購物品進行登記入帳,統一管理調配。需自行購置工具書及資料,須提前填寫《圖書申購表》向行政部申報,購置后由行政部登記保管;

2.4.5.2 物料及消耗品:包括清潔、洗滌用品、衛生用品等公司日常消耗品,由行政部統一購置管理;

2.4.5.3 汽車費用:為公司所屬或為公司所使用車輛的汽油費、日常保養性維修費、養路費、存車費、過橋費等,對車輛的油耗狀況、維修費用等由行政部進行詳細登記,統一管理;

2.4.5.4 業務招待費:招待費包括因業務需要招待客戶、關系單位的餐費、禮品費用等費用。原則上實報實銷;

2.4.5.5 手機話費:報銷標準暫定為部門經理每人每月500元,員工每人每月300元,因公出差期間的話費每人每天增加50元的通話費用(特殊情況除外);

2.4.5.6 出租車費:主要指員工因公外出發生的出租車費,規定按實際距離實報實銷,節假日加班或工作日加班的員工按統一標準報銷交通費;

2.4.5.8 差旅費:員工因公赴外省市辦理公務時須提前按下圖程序辦理相關借款手續,同時享用相應差費標準(如下表)。

出差地住宿及費用參考標準如表所示:(特殊情況除外)

住宿交通費通訊費餐費

一類城市上海、廣州、深圳、天津、海南其他城市200元/人*天長話費手機費200元/人*天

200元/人*天150元/人*天50元/人*天50元/人*天

單人住宿可在此標準的基礎上浮50%

2.5 支票管理規定

2.5.1 主辦部門或經辦人因業務需要須開支票時,首先填寫支票借款單,由部門經理、主管經理或總經理審批后,財務部經理審核后,到財務部領取支票,簽發支票必須注明日期、收款單位、金額、用途,不準開空頭支票;

2.5.2 領票人在領取支票五日內,持稅務局監制的原始發票,填寫費用報銷單,由財務部經理審核票據,報主管經理或總經理審批后,到財務部報銷。逾期不報者,及時與財務人員聯系,說明原因并積極催辦;

2.5.3 支票領用人應牢記支票號碼,妥善保管,如因丟失支票或發票給公司造成的一切損失,均由經辦人承擔一切經濟責任;

2.5.4 工程款撥付時,必須根據已定工程合同或協議、工程價款會簽單和收款方開具的稅務局監制的正式發票方可撥付工程款。無合同(或協議)、工程價款單、正式發票或簽字手續不全者,不予辦理撥款手續。

2.6 現金管理規定:

公司嚴格執行國務院頒發的《現金管理暫行條例》。

2.6.1 為了加強現金管理,做到日清月結,準確的核對現金庫存,定于每周三為現金報銷日,其他時間不辦理現金報銷業務。報銷時必須持有稅務局監制的正式發票,填寫費用報銷單,其它的收據或白條一律拒絕報銷;

2.6.2 各部門領取備用金最高限額5000元,由部門經理負責管理使用,主要用于日常費用開支。費用發生后應及時報銷,墊支金額超過5000元的由本部門自行解決,每年12月31日前所有備用金要報銷完畢,尚未使用完的備用金要歸還結清;