大廈小區車輛管理控制程序
物業程序文件
--小區(大廈)車輛管理控制程序
1.0目的
維護小區/大廈交通秩序,規范車輛停放管理,保持管轄區域道路通暢,預防交通事故和失竊事件發生。
2.0適用范圍
適用于物業服務中心車輛管理。
3.0職責
3.1客服部負責客戶接待、咨詢、身份核查、費用收取、證件辦理等工作。
3.2禮賓部負責車輛登記、交通指揮、巡查、費用收取等工作。
3.3禮賓部經理、中隊長負責突發事件的處理、跟進、回訪工作。
3.4客服經理負責客戶投訴的處理,禮賓經理負責專業對口事項進行協助。
4.0工作程序
4.1機動車停放管理:分為私家車位、月保車輛、臨保車輛
4.2車輛停放手續辦理:
4.2.1私家車位:為固定車位
4.2.1.1業主在辦理收車位時,客服助理指引業主詳細填寫《住戶資料登記表》中'車牌號碼'一欄。
4.2.1.2財務人員按元/月進行收費,并開具發票。
4.2.1.3財務人員將客戶資料錄入智能ic卡系統,并根據客戶繳交費的月數進行ic卡權限充值。
4.2.1.4客服助理打印《私家車位牌》,并指引車主將《私家車位牌》放置車前擋風玻璃右下角。
4.2.1.5解釋/答車主提出的疑問,并告知車主在每月7號之前到客服部前臺繳交當月車位管理費。
4.2.2月保車輛:
4.2.2.1辦理月保車輛客戶對象:限定為本小區業主/住戶/租戶。
4.2.2.2客戶需在客服組前臺辦理月保手續,辦理時須簽訂《車位出租申請表》,登記車輛的車牌號碼及車況、車型、發動機號碼。
4.2.2.3財務人員按元/月進行收費,并開具發票。
4.2.2.4財務人員將客戶資料錄入智能ic卡系統,并根據客戶繳交費的月數進行ic卡權限充值。
4.2.2.5客服助理打印《月保車輛停放憑證》,并指引車主將《月保車輛停放憑證》放置車前擋風玻璃右下角。
4.2.2.6解釋/答車主提出的疑問,并告知每月月底之前繳交次月車位月保費用,逾期未交者,須追加當月月保費用3%0的滯納金。
4.2.3臨保車輛:在小區門崗處確認身份后,辦理取卡手續。
4.2.4損壞/遺失ic卡的辦理:
4.2.4.1私家車位、月保車輛:由車主帶業主/住戶證到客服組前臺確認其身份后,進行原ic卡掛失登記,重新繳交費用,辦理新ic卡。
4.2.4.2臨保車輛:由禮賓隊長確認其車輛與車主身份,帶領車主到客服部前臺繳交ic卡工本費,由客戶組(財務人員)登記、注銷其臨時車輛停放ic卡資料。
4.3車輛管理操作要點:車輛進場操作、停車管理、車輛離場操作
4.3.1車輛進場操作:由門崗保安員操作
4.3.1.1對于到訪車輛,保安員先敬禮,請對方出示有效證件。
4.3.2.2禮賓員對客戶進行身份核實:可采取查證、可視對講、對講機等形式
a、屬于私家車位、月保車輛:協助業主刷卡,并按《交通指揮手勢細則》指引車主進入停車場。
b、屬于訪客車輛:與到訪單元進行確認,并將對方有效證件登記在《來訪、外來人員、車輛出入情況登記表》或《停車場車輛出入場登記表》后,取卡給予放行;未征得到訪單元客戶確認并認可,不予放行。
c、屬于貨車:與到訪單元進行確認,并將對方有效證件登記在《來訪、外來人員、車輛出入情況登記表》或《停車場車輛出入場登記表》,對4噸及4噸以上搬家/運貨車輛,需根據指定通道行走。
4.3.3.3核查無誤后予以放行,如遇突發事件,立即通知中隊長/主任前來處理。
4.3.2停車管理:由車場保安員操作
4.3.2.1停車分為露天停放和車庫停放。
4.3.2.2露天停放由客戶自行按規劃位置進行停放,臨近固定崗或巡邏保安員進行監管,并跟進停放不符合項,如小區車位足夠,需指引客戶將車輛停放在車庫。
4.3.2.3車庫停放:
a、引導:按《交通指揮手勢細則》將引導進入車輛按保管類別有序停放。
b、提示:提醒車主關好車窗、電源、空調等,車內貴重物品隨身帶走,鎖好車門。
c、查看:即時查看停放車輛狀況,若發現車有損壞,應立即向車主說明車況損壞程度,在《停車場車輛異常狀況登記表》中做好記錄,并讓車主在'備注欄'簽名確認。
d、巡查:
--車場禮賓員不定時巡查停放車輛,如發現問題,詳細登記在《停車場車輛異常狀況登記表》,并及時上報中隊長,并通知客服組前臺/監控中心,通知客戶。
--不定時對停車場管轄范圍進行巡邏、非停車位不得停放車輛。
--核查私家車位車輛是否符合信息。
--發生突發事件/車輛損壞/交通事件/車輛丟失等情況,需做好現場保護,并上報主任及客服主任,視情況報警并通知保險公司。
4.3.3車輛離場操作:
4.3.3.1對于離場車輛,禮賓員需敬禮:
a、屬于私家車位、月保車輛:車主可自行刷卡后離開,或禮賓員協助其刷卡。
b、屬于臨保車輛:
--由禮賓員收取臨保卡,并刷卡讀取收費信息。
--由收費員根據臨保收費標準進行收費,并出具發票,30分鐘以內免費停放。
--禮賓員在《來訪、外來人員、車輛出入情況登記表》或《停車場車輛出入場登記表》相應欄中進行登記。
--予以放行。
4.3.3.2屬于貨車需開箱檢查,按《物品放行控制程序》執行。
4.3.3.3ic卡遺失/損壞,按本程序4.2.4執行。
4.3.3.4如遇突發事件,立即通知禮賓隊長/經理前來處理。
4.4自行車停放管理
4.4.1客服部、禮賓部經理需根據小區現場進行劃定自行車停放位置。
4.4.2客服部、禮賓部需告知客戶自行車停放場地為免費使用,不收取任何費用。
4.4.3客服助理、禮賓巡邏員對停放情況進行監管,包括且不限于:
4.4.3.1自行車需按指定位置停放;
4.4.3.2自行車排放整齊、有序。
5.0支持性文件
5.1《交通指揮手勢細則》
5.2《物品放行控制程序》
5.3《業主收樓費用一覽表》
6.0質量記錄
6.1《住戶資料登記表》
6.2《車位出租申請表》
6.3《月保車輛停放憑證》
6.4《私家車位牌》
6.5《來訪、外來人員、車輛出入情況登記表》
6.6《停車場車輛異常狀況登記表》
6.7《停車場車輛出入場登記表》
