第1篇 鑰匙委托管理作業(yè)程序
一、目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
二、適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
三、職責
1、服務(wù)處主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。
2、服務(wù)處員工負責依照本程序?qū)嵤┩泄荑€匙的日常管理工作。
四、程序要點
1、管理處可以進行鑰匙保管的范圍
(1)開發(fā)商交樓后,業(yè)主未入住時由開發(fā)商托管的鑰匙。
(2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,不至于給物業(yè)部工作帶來額外事端的情況。
2、開發(fā)商托管的鑰匙
(1)物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,物業(yè)部可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。
(2)接管過來的鑰匙由服務(wù)處員工清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
(3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)程序》
3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
(1)業(yè)主委托保管鑰匙時,服務(wù)處員工應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項目。
(2)管理員就特別向業(yè)主說明本物業(yè)部不承擔為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的“業(yè)主簽名”欄簽名確認。
(3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。
(4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主姓名的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4、托管鑰匙的管理
(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由服務(wù)處員工在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認。
(2)辦理鑰匙退還手續(xù)時,服務(wù)處員工應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認。
(3)服務(wù)處主管應(yīng)安排服務(wù)處員工根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
(4)當接到丟失或損壞鑰匙報告時,服務(wù)處員工應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報服務(wù)處主管;服務(wù)處主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,服務(wù)處員工將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。
(5)業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標注移交日期,請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,服務(wù)處員工不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。
五、記錄
1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》
2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》
3、《借用鑰匙登記表》
4、《鑰匙管理備忘錄》
第2篇 物業(yè)鑰匙委托管理作業(yè)手冊
物業(yè)鑰匙委托管理標準作業(yè)手冊
為了規(guī)范項目內(nèi)特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙
01、物業(yè)管理處鑰匙保管的范圍
發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙
特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有委托要求或?qū)嶋H的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業(yè)管理處工作帶來額外事端的情況
未售出房屋
02、客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中
03、鑰匙的發(fā)放工作按照入住流程操作
04、業(yè)主在特定情況下的鑰匙管理
業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主留鑰匙登記表》的要求填寫相關(guān)項目
管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本物業(yè)管理處不承擔為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主留鑰匙登記表》的'業(yè)主簽名'欄簽名確認
05、托管鑰匙的管理
物業(yè)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業(yè)管理處管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認
辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在'接收人'一欄簽名確認
客服主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還
當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)征求業(yè)主同意后,要求損壞或丟失方重新?lián)Q鎖,保證房屋安全。并將處理結(jié)果記錄在《業(yè)主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業(yè)主檔案袋中
06、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客服中心歸檔、保存。
