工程公司光盤檔案管理細(xì)則
工程有限公司光盤檔案管理細(xì)則
一、光盤的整理:
1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負(fù)責(zé)。
2、正確標(biāo)注每份預(yù)歸文件的日期、流水號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、分類、主題詞、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)
3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件,完成計(jì)算機(jī)自動(dòng)歸檔、立卷工作,也可自行調(diào)整立卷。
4、自動(dòng)生成案卷數(shù)據(jù)庫(kù),填寫數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容,包括編寫卷名和填制案卷有關(guān)內(nèi)容并打印出案卷封皮、卷內(nèi)目錄和全引目錄,系統(tǒng)提供各種報(bào)表。
5、按計(jì)算機(jī)分配的卷號(hào)貼制卷皮,按計(jì)算機(jī)分配的卷內(nèi)順序號(hào)往卷內(nèi)插放文件,在案卷首附卷內(nèi)文件目錄。
6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件
二、光盤的管理和保護(hù):
檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調(diào)整和使用,一旦形成規(guī)模,檢查無(wú)誤,就應(yīng)將數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動(dòng)。光盤的使用維護(hù)必須遵循以下規(guī)則:
1、光盤說(shuō)明:錄制完的光盤應(yīng)制作相應(yīng)的盤片標(biāo)簽,內(nèi)容按規(guī)定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。
2、光盤檢測(cè):錄制完后,應(yīng)進(jìn)行外觀與載體內(nèi)容的質(zhì)量檢測(cè),確認(rèn)無(wú)污染、劃痕、病毒,保證內(nèi)容完整。
3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。
4、光盤保護(hù):錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴(yán)禁用手摸擦表面,嚴(yán)禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。
5、數(shù)據(jù)檢查:每年進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)修補(bǔ)、及時(shí)復(fù)制。
三、光盤檔案的密級(jí)劃分和權(quán)限管理:
光盤的密級(jí)按光盤中文書檔案的最高密級(jí)確定。具體劃分同文書檔案密級(jí)劃分。
辦公室秘書按公司的保密規(guī)定事先設(shè)置權(quán)限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內(nèi)容不被非法調(diào)用、刪除、修改、打印和拷貝。權(quán)限設(shè)定按光盤內(nèi)所存最高密級(jí)檔案確定。
