編寫物業管理投標書規范
物業管理投標書的編寫
物業管理投標書是對投標公司前述準備工作的總結,是投標公司的投標意圖、報價策略與目標的集中體現,其編制質量的優劣將直接影響投標競爭的成敗。因此,投標公司除了應以合理報價、先進技術和優質服務為其競標成功打好基礎外,還應學會如何包裝自己的投標文件,如何在標書的編制、裝訂、密封等方面給評委留下良好的印象,以爭取關鍵性評分。
由于不同物業具有不同性質,不同招標項目具有不同要求,其投標書的內容要求也相應呈現出差異。投標公司在實踐中可根據具體情況自行發揮。
一、物業管理投標書的內容
(一)物業管理投標書的組成
物業管理投標書,即投標人須知中規定投標者必須提交的全部文件,主要包括:
1.投標致函
投標致函實際上就是投標者的正式報價信,其主要內容有:
(1)表明投標者完全愿意按招標文件中的規定承擔物業管理服務任務,并寫明自己的總報價金額;
(2)表明投標者接受該物業整個合同委托管理期限;
(3)表明本投標如被接受,投標者愿意按招標文件規定金額提供履約保證金;
(4)說明投標報價的有效期;
(5)表明本投標書連同招標者的書面接受通知均具有法律約束力;
(6)表明對招標者接受其他投標的理解。
2.附件
附件的數量及內容按照招標文件的規定確定。但應注意,各種商務文件、技術文件等均應依據招標文件要求備全,缺少任何必須文件的投標將被排除在中標人之外。這些文件主要包括:
(1)公司簡介。概要介紹投標公司的資質條件、以往業績等情況。
(2)公司法人地位及法定代表人證明。包括資格證明文件(營業執照、稅務登記證、企業代碼以及行業主管部門頒發的資質等級證書、授權書、代理協議書等)、資信證明文件(保函、已履行的合同及商戶意見書、中介機構出具的財務狀況書等)。
(3)公司對合同意向的承諾。包括對承包方式、價款計算方式、服務款項收取方式、材料設備供應方式等情況的說明。
(4)物業管理專案小組的配備。簡要介紹主要負責人的職務、以往業績等。
(5)物業管理組織實施規劃等。說明對該物業管理運作中的人員安排、工作規劃、財務管理等內容。
(二)物業管理投標書的主要內容
物業管理投標書除了按規定格式要求回答招標文件中的問題外,最主要的內容是介紹物業管理要點和物業管理服務內容、服務形式和費用。
1.介紹本物業管理公司的概況和經歷
除了介紹本公司的概況外,主要介紹本公司以前管理過或正在管理物業的名稱、地址、類型、數量,要指出類似此次招標物業的管理經驗和成果,并介紹主要負責人的專業、物業管理經歷和經驗。
2.分析投標物業的管理要點
主要指出此次投標物業的特點和日后管理上的特點、難點,可列舉說明,還要分析租用戶對此類物業及管理上的期望、要求等。以下分別對不同性質物業管理中的重點、難點做出分析:
(1)住宅小區
對于住宅小區而言,舒適便捷是業主最起碼的要求,高檔次的優質服務則是其更高的享受追求,因此其物業管理應當突出的是:
①環境管理。要求物業管理能維護規劃建設的嚴肅性,定期進行檢查維修,禁止亂鑿洞、亂開門窗的破壞性行為,禁止個別業主隨意改動房屋結構或亂搭建行為,保證業主的居住安全。
②衛生綠化管理。定時對小區公共場所進行清掃保潔,及時清運垃圾,并對衛生用具進行清潔消毒;加強小區綠化養護,派專人管理綠化帶、花草樹木,禁止人為破壞行為。
③治安管理。成立保衛處,負責小區內的治安巡邏與防范,確保住戶財產安全。
④市政設施管理。即市政道路、下水管道、窨井與消防等公共設施的管理、維修、保養等工作。
⑤便利服務。為特殊住戶提供各種專業
有償服務和特需服務。
(2)高層住宅
高層住宅相對于普通住宅小區而言,其特點是建筑規模大、機電設備多、住戶集中,居住人員的素質也相應較高。因此,這類物業管理的重點應放在:
①機電設備管理。這是大樓的核心部分,如發電機、中央空調、供水、消防、通信系統等,一旦哪一部分發生問題,必將嚴重影響住戶生活和工作。因此物業管理部門必須備有一支技術熟練的專業人員,做好管理人員的培訓,健全各項管理制度,保證能及時排除故障。
②保衛治安管理。須設保安班,24小時值班守衛,建立來訪人員登記制度,公共場所安裝閉路電視監視系統,保證大樓每個角落都能處在保安人員控制中。
③衛生清潔管理。堅持早上清掃樓梯、走廊通道、電梯間等,收倒各樓層垃圾,清洗衛生用具,保持大樓清潔衛生。
④保養維護。主要是對公用設施、公共場所進行定期檢查、維修。
(3)寫字樓
寫字樓作為辦公場所,要求環境應保持寧靜、清潔、安全,其物業管理重點應放在:
①安全保衛工作。保證防盜及安全設施運作良好,堅持出入登記制度,24小時值班守衛。
②電梯、中央空調、水電設施維護。保證工作時間上述設備正常工作,不允許出錯。
③清潔衛生服務。這同高層住宅相類似,但要求更高,應當天天擦洗門窗,清掃走廊,做到無雜物、無灰塵,同時保證上班時間的開水供應。
(4)商業大廈管理
在商業大廈管理中,公司形象、居民購物方便程度是考慮的首要因素,其管理重點在于:
①安全保衛工作。通常大型商業中心客流量較大,容易發生安全問題,故應保證24小時專人值班巡邏,以及便衣保安人員場內巡邏。
②消防工作。管理維護消防設施,制定嚴格的消防制度。
③清潔衛生工作。有專職人員負責場內巡回保潔、垃圾清掃,隨時保持商場環境衛生。
④空調或供熱設備管理。設立專職操作及維護人員,保證設備正常運轉。
以上是針對各類型物業列舉其物業管理中普遍的重點和難點,但在具體編寫投標書時,投標公司應針對物業具體性質與業主情況,就最突出的問題作詳細分析。
3.介紹本公司將提供的管理服務內容及功能
(1)開發設計建設期間的管理顧問服務內容
簡要介紹物業管理公司前期介入所應考慮的問題及其意義,接下來就各問題進行詳細敘述。
①對投標物業的設計圖紙提供專業意見。投標公司應從物業建成后管理的角度出發,考慮設計圖紙是否具有操作的可行性,是否方便用戶,有時甚至可以就物業的發展趨勢提出一些有利于日后運用先進技術管理的設計預留建議。
②對投標物業的設施提供專業意見。投標公司應從使用者角度考慮設施的配置能否滿足住戶的普遍需要。
③對投標物業的建筑施工提供專業意見并進行監督。包括參與開發商重大修改會議,向業主提供設備保養、維護等方面的建議。
④提出本投標物業的特別管理建議。主要就先前所分析到的管理難點有針對性地提出施工方面的建議,以利于日后管理。
(2)物業竣工驗收前的管理顧問服務內容
①制訂員工培訓計劃。詳細說明員工培訓的課程內容,以及經培訓后員工所應具備的素質。
②制訂租約條款、管理制度和租用戶手冊。
③列出財務預算方案。指出日常運作費用支出,確定日后收費基礎。
(3)用戶入住及裝修期間的管理顧問服務內容
①住戶入住辦理移交手續的管理服務。說明物業管理公司在用戶入住時應向用戶解釋的事項,及其應當承辦的工作。
②住戶裝修工程及物料運送的管理服務。規定用戶裝修時應注意的問題及應提交的文件。
③遷入與安全管理服務。說明物業管理公司應當采取哪些措施,規定業主應遵守的規章制度。
(4)管理運作服務內容
①物業管理人力安排。編制物業管理組織運作圖,說明各部門人員職責及其相互關系。
②保安服務。包括為聘任與培訓員工、設立與實施保安制度等而應采取的措施。
③清潔服務。包括擬定清潔標準,分包清潔工作的措施,監督清潔工作,以及保證清潔標準的其他措施。
④維修保養服務。編制維修計劃,安排技術工程師監督保養工作的實施。
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sp;⑤財務管理服務。包括制定預算案,代收管理費、處理收支賬目、管理賬戶等。
⑥綠化園藝管理服務。包括配置園藝工,布置盆栽,節日的裝飾工作等。
⑦租賃管理服務。這是針對承租用戶的管理工作,包括收取租金,提供租約,監督租戶遵守規章等工作。
⑧與租用戶聯系及管理報告。主要包括通知、拜訪用戶,了解情況,并定期向業主大會報告管理情況等工作。
⑨其他管理服務內容。補充說明由于招標物業的特殊功用或業主特殊要求而需要的其他特定服務。
(5)說明將提供的服務形式、費用和期限
①管理顧問服務期限:通常自接受委托開始至樓宇發放執照為止。
②管理運作服務期限:自樓宇發放執照起,至合同到期為止。
二、物業管理投標書編寫注意事項
(一)物業管理投標書的基本要素
物業管理投標書作為評標的基本依據,必須具備統一的編寫基礎,以便于評標工作的順利進行。因此,投標公司必須對投標書的基本要素有所了解。
1.計量單位
計量單位是投標書中必不可少的衡量標準之一。因此,統一計量單位是避免在定標和履約中出現混亂的有力手段。投標書中必須使用國家統一規定的行業標準計量單位,不允許混合使用不同的度量制。
2.貨幣
國內物業管理投標書規定使用的貨幣應為“人民幣”,而國際投標中所使用貨幣則應按招標文件的規定執行。
3.標準規范
編制投標書應使用國家統一頒布的行業標準與規范,如果某些業主由于特定需要要求提供特殊服務,也應按照國家正式批準的統一的服務行業標準規范,嚴格準確地行事。
若采用國外的服務標準與規范,應將所使用的標準規范譯成中文,并在投標書中說明。
4.表述方式
投標書的文字與圖紙是投標者借以表達其意圖的語言,它必須要能準確表達投標公司的投標方案,因此,簡潔、明確、文法通暢、條理清楚是投標書文字必須滿足的基本要求。編制投標書時,切忌拐彎抹角、廢話連篇、用詞模棱兩可,應盡量做到言簡意賅,措辭準確達意,最大限度地減少招標單位的誤解和可能出現的爭議。
圖紙、表格較之于文字在表達上更為直接,簡單明了,但這同樣要求其編寫做到前后一致、風格統一、符合招標文件的要求。最好能以索引查閱方式將圖紙表格裝訂成冊,并和標書中的文字表述保持一致。
5.理論技巧
投標書的編寫不僅應做到投標目標明確、方案可行,編寫人員還應熟練掌握與投標書內容相關的法律、技術和財務知識,并以服務為出發點,綜合運用心理學、運籌學、統計學等方面的理論和技巧。
6.資料真實性
投標文件應對招標文件的要求作出實質響應,其內容應符合招標文件的所有條款、條件和規定,且無重大偏離與保留。投標人應按招標文件的要求提供投標文件,并保證所提供全部資料的真實性,以使其投標文件對應招標文件的要求。否則,其投標將被拒絕。
(二)物業管理投標書編寫中應注意的問題
1.確保填寫無遺漏,無空缺。投標文件中的每一空白都需填寫,如有空缺,則被認為放棄意見;重要數據未填寫,可能被作為廢標處理。因此投標公司在填寫時務必小心謹慎。
2.不得任意修改填寫內容。投標方所遞交的全部文件均應由投標方法人代表或委托代理人簽字;若填寫中有錯誤而不得不修改,則應由投標方負責人在修改處簽字。
3.填寫方式規范。投標書最好用打字方式填寫,或者用墨水筆工整填寫;除投標方對錯處作必要修改外,投標文件中不允許出現加行、涂抹或改寫痕跡。
4.不得改變標書格式。若投標公司認為原有標書格式不能表達投標意圖,可另附補充說明,但不得任意修改原標書格式。
5.計算數字必須準確無誤。投標公司必須對單價、合計數、分步合計、總標價及其大寫數字進行仔細核對。
6.報價合理。投標人應對招標項目提出合理的報價。高于市場的報價難以被接受,低于成本報價將被作為廢標,或者即使中標也無利可圖。因唱標一般只唱正本投標文件中的“開標一覽表”,所以投標人應嚴格按照招標文件的要求填寫“開標一覽表”、“投標價格表”等。
7.包裝整潔美觀。投標文件應保證字跡清楚、文本整潔,紙張統一,裝幀美觀大方。
8.報價方式規范。凡是以電報、電話、傳真等形式進行的投標,招標方概不接受。
