辦公住宅項目檔案建立和管理規(guī)范
辦公+住宅項目檔案的建立和管理
一、檔案的建立
設(shè)立資料室、負責(zé)檔案建立和管理,配備專門的檔案專業(yè)管理人員,從接管開始,建立各類檔案,采取電腦化管理。
1、系統(tǒng)化、科學(xué)化、標(biāo)準化、制度化、電腦化管理,制訂一系列管理制度。
2、建檔流程:收集-整理-歸類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。
3、各部門廣泛收集,資料室集中管理。
4、分類明確,針對不同的檔案性質(zhì),采用有不同的建檔和管檔方法,本公司將檔案分成五類由專職人員進行管理,并將檔案管理列為我公司質(zhì)量體系的一個重要部分。
二、檔案管理
本公司檔案管理體系按照iso9000質(zhì)量認證體系標(biāo)準,把它濃縮為:
(一)辦公室、人事檔案管理;
1、辦公室檔案由資料員進行分類編號、整理、保管。
2、有關(guān)行政機關(guān),公司上層有關(guān)文件及會議紀要均屬辦公室檔案文件。
3、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件入檔必須與領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4、所有人事檔案按照編號由資料員管理,并將個人所有資料輸入電腦保存軟盤,人離開企業(yè)其檔案銷毀。
(二)質(zhì)量體系文件檔案管理;
1、公司本部iso9000質(zhì)量體系文件的管理由管理處專人負責(zé)進行管理。
2、所有質(zhì)量體系文件的編號、審批、發(fā)放、更改、作廢均應(yīng)有日期和負責(zé)人,批準人及文件現(xiàn)狀態(tài)的記錄。
3、所有質(zhì)量體系文件均有規(guī)定的編號、易懂、易查、易察。
4、《文件清單》、《發(fā)放記錄》、《更改申請表》、《更改領(lǐng)取表》均應(yīng)填寫標(biāo)準、明了。
(三)工程檔案管理;
1、從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發(fā)電、消防、排風(fēng)排水、煤氣管理、電梯、照明系統(tǒng)的有關(guān)資料均進行編號,檔案由專人儲存于專柜中保管。
2、所有工程類國家標(biāo)準均勻進行統(tǒng)一編號并附上受控負責(zé)人由專人保管于專柜中。
3、所有工程資料均應(yīng)規(guī)定保存期限,并建立銷毀檔案制度。
(四)財務(wù)檔案管理;
1、每年形成的會計檔案,都由財務(wù)會計按照歸檔的要求,負責(zé)整理立卷裝訂成冊。
2、保存的會計檔案向外單位提供利用時,須報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準,但不得拆散原卷冊,并應(yīng)限期歸還。
3、會計檔案的保管期限,根據(jù)特點分永久、定期二類。
4、會計檔案保管期滿需銷毀時,應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,審查并編造會計檔案,銷毀設(shè)冊。
(五)住戶檔案管理;
1、所有業(yè)主資料如購房合同(含產(chǎn)權(quán)證)復(fù)印件、租戶合同復(fù)印件、房屋驗收清單及業(yè)主、業(yè)主有關(guān)資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯(lián)系電話)均應(yīng)按單元由資料員編號妥善保存并輸入電腦。
2、業(yè)主變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。
3、業(yè)主資料根據(jù)一定期限銷毀,保存軟盤。
(六)所有檔案必須進行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時嚴格執(zhí)行安全和保安制度,不得隨意堆放、嚴防毀損、散失和泄露。
(七)所有可輸入電腦的檔案均應(yīng)輸入電腦,保存軟盤。
(八)所有檔案的借閱均應(yīng)通過資料保管員(有必要時應(yīng)有負責(zé)人許可同意)并進行登記簽字。
(九)所有檔案保管環(huán)境要求干燥、通風(fēng)、如有遺失,應(yīng)通知有關(guān)人員負責(zé)。
