業主入住管理工作內容

業主入住管理工作內容

業主入住的管理工作內容

一、業主(住戶)入住前籌備工作

竣工驗收時間是在樓宇入住前一至三個月進行的,接著是住戶入往時間。

(一)附典型的業主入住籌備時間表

1.竣工驗收前三個月,公司任命管理處主任,房管員2人(收款1人)到位,組成管理處新的籌建班子;其他人員根據工作進展需要,采取分步到位的辦法,業主(住戶)入住時,管理處各類人員必須全部到位。

2.管理處各類人員可按以下程序和時間到位,但應根據小區條件和實際情況進行調整(以下人員名額按建筑面積5萬平方米的住宅小區擬定):

a.入住前三個月,任命管理處主任,房管員2人(收款1人)到位,投入入住前的各項準備工作;

b.竣工驗收前二個月,大廈消防中心值班人員3人(機電1人,給排水1人,電梯1人)進入現場,與機電維修工程部人員一起,參與機電設備安裝調試的監理工作,掌握大廈設備設施的基本情況和操作規程;

c.竣工驗收前半個月,電工2人,給排水1人,進入現場,熟悉樓宇結構、公共配套設施和設備等,參加竣工驗收,配合房管員監督樓宇工程遺留問題的整改工作。

d.竣工驗收前半個月,部分保安人員到位,上崗培訓后,負責對所接受的物業守衛工作;

e.入住前一個月,管理處管理層人員到位,管理處掛牌辦公;

f.入住前一個月,炊事員到位,食堂開餐;

g.入住前半個月,衛生人員到位,開始對區內環境和已接收的房間進行清潔工作;

h.入住前半個月,全部保安人員配齊上崗

i.入住前半個月,維修班組成立,人員配齊到位;

(二)入住工作方案制訂

管理處成立后,管理處主任負責根據物業管理部編寫的《物業管理方案》,編寫管理處入住工作方案,入住工作方案的內容包括以下內容:

1.核實《物業管理方案》中擬定的管理處人員配備情況;

2.根據小區的實際情況和《物業管理方案》中對小區管理的要求以及要達到的標準,擬定小區入住后在加強治安、車輛管理、垃圾清運等方面的配套改進意見或整改措施,如下所示:

(1)治安方面:小區四周種綠籬或安裝防護欄;增設報警系統;統一安裝防盜網、防盜窗或鋁金窗;

(2)車輛管理:增設區間道路標志;封閉小區由多個出入口到一進一出或二進二出等;增設自行車棚;加固架空層車庫;

(3)垃圾清運:增設垃圾池(屋)或垃圾清運站等

(4)樓道燈:改用節能燈(如:溫感、聲控或角摸式等)

3.擬定管理辦公用房和員工宿舍的裝修方案;

4.根據《物業管理方案》的開辦采購計劃,擬定分步購置計劃; 5.制定入住流程;

6.印刷入住表格;

(三)協調工作

1.與供電局、自來水公司、石油液化氣公司和郵局等單位搞好聯系工作,保證住戶入住后的水、電、氣等的供應。

2.代業主與電話公司聯系電話安裝事宜,爭取現場放號,方便業主。

3.與學校、派出所和居委會聯系,了解小孩轉學和遷移戶口的手續辦理細節,以及有關聯系電話,入住時公告。

二、業主、使用權人入住

業主、使用權人的入住是物業銷售或租賃工作完成后,物業公司面臨的又一項具體工作。物業公司應根據自己對物業的了解和熟悉的情況,擬定合理的入住程序,使業主、使用權人方便入住。并配合業主及使用權人對物業狀況進行驗收。此外,為了清楚地界定業主與物業公司的權利、責任與義務,使業主、使用權人更好地遵守物業管理的規范,還須認真推敲和制定物業管理合同與物業管理公約。從而建立物業公司與業主、使用權人的新型關系,使各方面形成'合力',推動小區或樓宇的物業管理水平。

(一)業主、使用權人入住的程序

業主及使用權人的入住,有些房地產公司習慣地稱之為'入伙'。它是指業主或使用權人根據購買或承租物業的契約規定,在交付各項費用和款項后,領取鑰匙、向購買或承租的物業遷入或進駐。它是業主產權或使用權人使用權的行使與體現。作為物業管理公司應創造條件,為業主及使用權人的順利入住提供方便。業主及使用權人入住的程序包括以下幾個環節。

1.向業主或使用權人發放'入伙通知書'及'入伙手續書'

'入伙通知'應包括:入伙時間、入伙須知、收樓須知等,并分別約定日期,分批地請業主或使用權人帶齊有關證件和費用,到指定地點辦理入住手續。'入伙手續'包括進駐之前需要提供的資格審查文件;需繳納的費用和相關款項;需要簽署的相關文件領取鑰匙等。

2.業主、使用權人驗樓,并最終取得認可

驗樓是業主或使用權人的一項基本權利,也是其入住的秘要程序。物業管理公司應派專人接待地向業主或使用權人介紹物業。業主或使用權人最終取得認可,才補交購置物業或承租物業的余(欠)款,再進行下一步程序。

3.簽定'物業管理合同'和'物業管理公約'

簽約之前應給業主或使用權人一定的時間,讓其細細閱讀和認真推敲物業管理合同及物業管理公約的各項條款。經充分考慮在不存在疑義的情況下繳納各項管理費用。

4.組織搬遷入住

在業主或使用權人辦理完各項入住手續后,物業管理公司幫助其聯系專門的搬家公司或自行組織力量幫助業主及使用權人搬遷入住,為其盡可能提供各種方便。 5.進行裝修管理

由業主或使用權人提出書面申請,按照報批程序進行申報,物業公司經審核同意后,業主或使用權人方可進行物業的裝修或二次裝修。但裝修過程中仍需執行建設部統一的裝修管理要求及業主或使用權人與物業管理簽定的'物業管理合同'及'物業管理公約'中的約定。

(二)業主、使用權人入住的有關手續、文件

1.入伙通知書

入伙通知書應直接寄往業主或使用權人處,須載明下列事項:①入伙時間;②前來辦理入伙手續的時間和地點;③辦理入伙時應攜帶的證件和款項等。 入伙通知書示例

入伙通知書

女士/先生:

您好!我們熱忱歡迎您入住××公寓!

您所認購的××公寓 區 棟 單元 室,經建設單位,施工單位及市有關部門的聯合驗收合格,現已交付使用準予入住?，F將有關情況通知如下:

(一)請您按入伙通知書、收樓須知

等辦理入住手續,辦理地點在 樓 室。屆時房地產開發公司地產部、財務部、物業管理公司等有關部門和單位將到現場集中辦公。

(二)為了您在辦理過程中能順利而快捷地辦好入伙手續,請您按規定時間前來辦理各項手續。各樓各層次辦理入伙手續的時間表(略)。閣下如屆時不能前來辦理入伙手續,請您及時與我公司聯系,落實補辦的辦法。

聯系電話:

特此通知

××房地產工發公司

××物業管理公司

年 月 日

2.入伙手續書

應與'入伙通知書'一并寄往業主或使用權人處,講明入住本物業段辦理的手續及先后順序,使業主或使用權人清晰、明了,有所準備。

入伙手續示例:

入伙手續書

女士/先生:

您認購的 區 棟 單元 室樓宇,現已交付使用具備入住條件。請仔細閱讀收樓須知,按下列順序辦理入住手續: 1.在房地產公司財務部付清樓款,與銷售部驗樓,簽署驗樓文件。

蓋章: 簽字

2.在房地產公司地產部進行入伙資格審查,審查合格出具證明。

蓋章: 簽字

3.在物業管理公司財務部交付各項入伙費用,結清手續、出具證明。

蓋章: 簽字

4.在物業管理公司管理處簽定物業管理公約,領取和查驗鑰匙,辦理完畢,簽具證明。 蓋章: 簽字

××房地產開發公司

××物業管理公司

年 月 日

3.收樓須知

收樓是業主或使用權人經對物業的驗收、認可,并繳納各項購樓余(欠)款、租金和管理費之后,接收樓房(單元、樓盤)的活動。它是物業出售和出租環節的結束和物業管理環節的正式開始。作為物業管理公司,應在收樓須知中載明業主或使用權人在辦理入住手續過程中須注意的事項及應攜帶的各種有效證件、合同文書及款項,避免客戶的遺漏和往返及由此造成的不便。

作為業主或使用權人,應仔細閱讀收樓須知,遇有不明事項及時向在場的工作人員詢問。 收樓須知示例:

收樓須知

歡迎閣下成為××公寓的新業主:

我公司愿為您提供良好的管理服務,現介紹有關收樓事項和程序,避免您在收樓時發生遺漏而引致不便。

1.業主在接到入伙通知書起1個月內,到本公司辦理產權登記和入伙手續。逾期辦理者每逾期一天應繳納人民幣元;超過半年不辦理登記手續的房產,由房產管理單位代管;超過三年不辦理登記手續,視為無主房產,交由有關部門依法處理。

2.收樓時請認真查驗室內設備、土建、裝修等是否損壞或未盡妥善。如有投訴,請在收樓時書面告知管理處。管理處將代表業主利益就提出的投訴與發展商及施工單位進行交涉、協商解決。

3.根據本公寓的承建合同,保修期為1年,保修期間,如因工程質量所致故障,施工單位將為業主免費維修。如因業主使用不當,則由業主自行支付費用。

4.業主有權對您的住宅進行裝修和維修,但應保證絕對不影響樓宇結構和公共設施。裝修、維修前,業主須向管理處提出書面申請,獲準后方可進行,并按規定由裝修、承修者向管理處繳納一定的裝修管理費。

5.辦理各項入伙手續的程序詳見'入伙手續書'。

××房動產開發公司

××物業管理公司

年 月 日

(三)物業公司迎接業主、使用權人入住要進行的工作

1.物業公司自身應先期進駐,熟悉物業,了解情況

具備條件的物業公司可通過物業的前期介入,來熟悉物業的各方面情況;而沒能在前期開發階段介入的物業管理公司則必須在業主、使用權人入住之前的一段時間進駐物業內,唯此才能熟悉本物業、了解相關的情況,為工作的銜接和協調做好準備。在這方面切忌物業公司與業主同時進駐物業,業主不清楚的物業公司也不清楚,業主不熟悉的物業公司也不熟悉。必須有個'提前量',才能在熟悉情況的基礎上做好服務,使業主及使用權人滿意。

2.準備、推敲和制定相應的入住手續

入住的手續既關系到業主、使用權人的入住是否便捷、順利,又關系到物業公司、發展商及業主或使用權人的權利、責任與義務。因此,物業公司要仔細地推敲,作出明確的規定。對某些問題不準時可向有關法律及財務方面的專家進行咨詢,盡量避免各種手續、文件的含混和歧義。

3.做好相應的組織協調工作,體現效率、規范和周到熱情

一般地說,接納業主、使用權人入住的整個過程,最能體現物業管理公司的組織水平、管理效率和服務質量。因這一過程要面對多戶。有通知、接待、辦理手續、現場實地考察、簽署有關文件、繳納相關款項甚至聯系搬家公司等諸多環節的工作,哪個環節工作不力或缺乏協調都會給業主或使用權人帶來不便,哪個環節上出現態度生硬、冷漠、不負責任等都會給業主或使用權人帶來不快。因此,物業公司應在此之前進行充分的動員,在過程中不斷進行協調減少差錯和脫節,并有專門的人員巡查各個環節的服務。把所有的麻煩和不便留給物業公司自己,把更多的方便留給業主和使用權人。

(四)搬遷入伙

在完成以上程序之后,住戶才能簽領鑰匙,準備搬遷。在用戶搬遷過程中,物業管理公司應做如下的工作:

1.協助用戶搬遷

物業管理公司一般可以通過兩種方式協助用戶搬遷。

(1)代請搬遷公司。

(2)提供搬遷服務。

2.維持搬遷秩序

在用戶搬遷過程中,應盡量避免由于時間集中而造成的混亂,對搬運車輛應有專人指揮出入停放,以避免交通事故及損壞花草公物的事件發生。

3.收取搬遷押金

在發放入住通知時,物業管理公司一般都會向用戶收取搬遷押金。如果搬遷過程中發生損害公物的事件,則視情況扣除部分或全部押金,如果未發生事故、押金應如數退還。

三、業主、使用權人對物業的驗收

(一)對物業的驗收是業主、使用權人的權利

對任何一位業主,置下一處房產往往是一生中重要的'長期投資',要傾大半生的積蓄、甚至還要向銀行機構或親朋借貸部分資金才能湊齊。因而,業主一旦置下物業,便具有受法律保護的種種權益。為了使自己的權益不受欺詐與損害,業主在入住前甚至在辦理最后一筆購房款繳納事

宜之前,就有權要求房地產開發公司(銷售部)或物業管理公司的人員帶其到現場,查驗所購物業的狀況。這是業主的一項基本權力,也是業主或使用權人進入物業前的一項程序。這個程序對業主是不可少的。有了這個程序,便可在很大程度上減少甚至避免房地產開發公司及物業管理公司在銷售或租賃環節上實行'黑箱操作',及對業主的欺詐以及對業主其它方面權益的損害和踐踏。

通過現場查驗,業主可直接了解所購置的物業的狀況,發現問題或瑕疵,請銷售人員或有關人員當場作出解釋或說明,不能得到清楚和滿意答復的,業主可拒絕在后面的手續和文件上簽字及其余款項的交付。要求開發商或施工單位根據購房合同及施工圖紙規定的技術指標,重新進行局部返修,直至達到圖紙、合同的要求為止。因此,有經驗的業主在感到自己對物業的狀況和技術指標把握不準時,往往請一些房地產或建筑、裝飾方面的專業人員來一道查驗,幫自己把關。

而作為物業公司,在接待業主現場查驗物業時,要仔細地和業主介紹物業的全部情況,及物業與合同條款、與施工圖的對照之處,解釋業主提出的問題。對不能說清或即刻答復的問題做好記錄,請公司的相關業務人員對業主進行答復。對物業確實存在問題的,要及時向發展商及施工單位反饋,并組織必要的返修直至業主滿意。

(二)業主、使用權人對物業進行驗收的參照系

1.對比圖紙和技術規范進行驗收

如圖紙標明的使用面積、墻體厚度、建筑材料;室內凈高、內部格局、閡窗尺寸及材料;各種管線的分布、走向;各設備、設施的落位情況;各面積、結構及設備設施的幾何誤差等。通常上述內容有較強的專業色彩,業主如不清楚圖紙的情況,可請有關專業人員幫自己把關。

2.對比銷售(承租)合同及物業管理合同來進行驗收

如物業坐落的位置(要有相對固定的坐標,不能用10分鐘車程等含混概念);物業開發、出售、(出租)的手續即'五證'是否俱全;物業的面積(房屋面積與分攤面積,分攤面積是否按建設部統一規定)及誤差(小于合同面積的誤差應控制在一定的范圍內,否則是對業主經濟權益的侵犯;大于合同面積的誤差在一定范圍內業主不須再繳房款,而應由發展商承擔;超過合同面積一定范圍內,則發展商有'強賣'之嫌,業主也有權拒付或雙方協商按較低的價格水準補齊多出的差價);此外,還包括物業的結構與內部分隔,物業設備、設施的產地(如衛生潔具是進口的還是國產的,是'美標'還是'toto')、規格(型號)、檔次;裝修的用料與施工等。

(三)住戶對物業的驗收

住戶在遷入所選擇的物業之前,應對其房屋質量進行驗收。此時,物業管理公司應有專人受理住戶對房屋質量提出的問題,如確屬物業管理公司接管驗收時的疏漏,則應立即通知施工單位予以解決。住戶對物業的檢驗應特別仔細,盡量把問題都解決在入住之前。一般從以下幾個方面檢查:

1.給排水系列。包括水管、水龍頭是否完好,沒有漏水和銹蝕的情況,下水道是否有建筑垃圾堵塞,抽水馬桶、地漏、浴缸的排水是否通暢、有無泛水現象等。

2.門窗系列。包括框架是否平整、牢固、安全;門窗是否密實、貼合,開閉是否靈活;門鎖是否啟閉靈活、合用,門的開關能否自如;玻璃是否有防水密封等。

3.供電系列。包括電燈、電線(管線)是否有質量問題,開關所控是否是火線,電表的流量大小是否能滿足安裝空調及微波爐等大功率家用電器的要求(北京市已將住戶電表的容量由原來的5a增至20a,應檢查本樓宇是否執行新的標準)。

4.地面、屋頂及地板系列。包括是否平整、起殼、起砂、剝落,是否裂縫、滲水;次磚、地磚和墻磚貼面的平整、間隙、虛實(聽敲擊聲)等。

5.公共設施及其它。查驗水表、電表、煤氣表(天然氣表)是否都是從'0'開始或僅有少量試電、試水、試氣所經過流量和數值(一般為0.*或0.0*),對超出數值過大的用戶有權要求物業公司重新換表。此外,還需查驗垃圾桶、扶梯、電梯、防盜門、防盜窗、電話電線、天線、信箱等。對高層建筑除檢查電梯的運行外,還要檢查步行樓梯的延時觸摸照明系統是否能正常使用等。