工作記錄管理標準作業工作程序
一、目的
規范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。
二、適用范圍
適用于物業部管理服務工作中各種規定記錄的管理工作。
三、職責
1、公司品質部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監督。
2、各部門和記錄的填寫人員應遵守本規程關于記錄控制的規定和要求。
四、程序要點
1、記錄的作用
(1)證據的作用:為體系、過程、活動是否符合規定提供證據。
(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態提供分析的信息、數據和資料。
(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結果提供追溯。
2、記錄的形式和來源
(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:
a、質量體系文件規定、設計并要求填寫的格式記錄;
b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規定格式形成的記錄。
(2)分供方提供的記錄
3、記錄形成的要求
(1)應使用規定的記錄格式。
(2)應由規定的人填制。
(3)填寫應及時、準確、完整、清晰。
(4)記錄有要求時應按規定履行編制、審核、批準手續。
4、記錄的標識
(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執行《質量體系文件編碼管理標準作業程序》的相關規定。
(2)具有追溯作用的記錄應編錄應編制記錄的編號(no)。
5、記錄的收集
(1)記錄應按下列要求進行收集:
a、記錄填寫、編制部門收集;
b、記錄接收部門收集;
c、記錄歸口管理部門收集。
(2)記錄收集時間:
a、連續收集;
b、按月、季、年集中收集。
6、記錄的編目
品質部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發各部門,作為使用、形成質量記錄的依據。《工作記錄清單》應隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執行《文件和資料管理標準作業程序》的相應規定。
7、記錄的查閱
(1)記錄應按規定的路線和時間進行傳遞,以發揮記錄的使用價值。
(2)合格要求在商定期內的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執行《質量體系文件和資料管理標準作業程序》的相應規定并予以記錄。
8、記錄歸檔
(1)下列性質的記錄應予歸檔:
a、有關物業接管驗收的記錄;
b、有關委托物業管理合同的記錄;
c、有關質量策劃――計劃的記錄;
d、有關質量體系文件發放審批,更改審批的記錄;
e、有關組織機構設置,調整和職責權限規定的記錄;
f、有關重大安全責任事故的記錄;
g、有關火災、重大治安事件的記錄;
h、有關管理評審內部質量審核的記錄;
i、有關不合格評審、糾正、預防措施的記錄;
j、有關工作檢查、評比的記錄;
k、有關員工績效考評的記錄;
l、有關工作狀態、設備檔案的記錄;
m、其他有必要作為原始憑證的記錄。
(2)記錄的形成、保管部門應按規定將應予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標準作業程序》。
(3)歸檔文件應妥善保存。
9、記錄的貯存。記錄的貯存環境應有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。
10、記錄的保管
(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應予歸檔的記錄在未歸檔前由規定的交歸部門或人員負責保管。
(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權的更改、復制、轉借。
11、記錄的處置
(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業程序》的相應規定進行位置。
(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規定。
五、記錄
《質量記錄清單》
六、相關支持文件
1、《質量體系文件編碼管理標準作業程序》
2、《質量體系文件和資料管理標準作業程序》
3、《檔案管理標準作業程序》
