實驗室工作檔案管理細則辦法
一、實驗室工作檔案內容
1.實驗室的建立、建設的各種文件和資料。
2.實驗教學過程中的各種文件和資料:實驗教學大綱、實驗教學計劃、實驗教材、實驗指導書、各類學生上課情況、學生實驗報告、成績記錄、實驗項目開發情況記錄等。
3.實驗室人員在實驗教學、科學研究、技術開發等方面的項目數及其工作量。
4.實驗教學、科學研究、技術開發等項目的全部技術文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況。
5.儀器設備及低值耐用品的總臺件數及金額、固定資產帳卡、隨機技術手冊;儀器設備的維護保養、維修、報廢等原始記錄。
6.單價5萬元以上大型精密儀器設備(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的申購報告、領導批復;開箱記錄及裝箱單、安裝調試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及文件材料、設備說明書及全套隨機文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時將運行情況、使用時間、使用人、承擔任務及結果、故障過程、定期檢修或校驗情況等如實記錄,并定期歸入技術檔案。
技術檔案的主要內容包括:
(1)原始資料:申報表、論證報告書、審批計劃單、訂貨合同及有關來往信函等。
(2)設備的開箱驗收單、說明書、合格證、附件清單、隨機圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調試記錄等。
(4)儀器設備的操作規程、維修保養制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過程中的所有記錄。
(6)降級、報廢、處理的報告、批示等。
7.自制設備的任務書、技術總結報告、鑒定材料、設備使用說明書等。
8.實驗室用房及環境條件的各種技術資料。
9.實驗室工作的各種統計報表。
10.上級主管部門下發的實驗室建設與管理文件和本實驗室制定的規章制度。
二、實驗室工作檔案的管理
1.實驗室主任負責實驗室工作檔案的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。
2.實驗室工作人員及時將自己工作中形成的材料交給實驗室主任。
3.實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設備共存三種。
4.學生上課情況、實驗報告、成績記錄、實驗項目開出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應保存三年。
5.儀器設備的有關資料應與設備共存,即保存至設備報廢之日為止。
6.除上述兩項資料外,其它資料均應長期保存。
7.實驗室工作檔案的借閱要嚴格辦理借閱手續。
8.檔案管理員的工作要相對穩定,如工作變動應做好交接工作。
9.單價5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的設備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機文件原件交學校檔案館長期保存,復印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報告、開箱記錄、安裝調試記錄、驗收報告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學與工程實驗中心
