誠粵公寓業戶檔案管理方案
誠基公寓業戶檔案管理方案
管理處建立業戶權籍檔案時,應將業戶的個人資料、報修記錄、服務記錄等一并歸檔。
1.管理處負責建立業戶檔案,業戶檔案一戶一檔。
2.業戶檔案的管理辦法按公司檔案要求操作。
3.物業管理處經理負責業戶檔案的收集、整理、歸檔、利用。
4.管理處在每月5日前把上月的有關業戶資料、產權清單、租賃清單整理好并歸檔。
5.管理處經理每季度檢查一次業戶檔案工作,對發現問題應立即整改。
5.1權籍檔案中包含以下內容:
5.1.1入伙通知書
5.1.2入伙手續書
5.1.3業主使用公約
5.1.4裝修管理協議
5.1.5房屋驗收表
5.1.6入伙手續資料簽收單
5.1.7產權清單
5.1.8租賃清單
5.1.9合同復印件
5.1.10權證復印件
5.1.11有關業戶其他資料
5.1.12業主信息表
5.1.13報修項目表
5.1.14服務項目表
5.1.15保管鑰匙委托書
5.1.16代辦服務委托書
5.1.17安全責任書
每月由經理將上述資料進行檢查歸檔,發現疏漏,立即補齊。
