第1篇 5s管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)草案
5s管理規(guī)范草案
第一條 、總則:
為了給員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場(chǎng)所和空間環(huán)境,使公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一個(gè)新層次,特制定如下制度。
第二條、 本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。
第三條 、整理:
1. 每月對(duì)文件(包括電子文檔)作盤(pán)點(diǎn),把文件分為必要(有效)和不要(過(guò)期無(wú)效)的,不要的全部銷毀。必要文件交秘書(shū)部送檔案室歸檔。
2. 每月對(duì)表單記錄(包括電子文檔)作盤(pán)點(diǎn),盤(pán)點(diǎn)后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書(shū)部送檔案室歸檔。
3. 對(duì)所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤(pán)點(diǎn),并區(qū)分其“要”和“不要”。
分類如下:
1) 設(shè)備:電腦、打印機(jī)、文具、書(shū)籍等。
2) 空間:柜架、桌椅、儲(chǔ)物箱等。
3) 物品:個(gè)人用品、裝飾品。
4. 依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的“要”與“不要” 。
5. “不要”物品經(jīng)各部門(mén)主管判定后,集中報(bào)廢或拍賣。
必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表
常用程度 使用頻率 處理方法
低 ---
a、過(guò)去一年都沒(méi)有使用過(guò)的物品,而且不能再用 丟棄。
中---
a、在過(guò)去的6個(gè)月中只使用過(guò)一次的物品。
b、一個(gè)月使用一次的物品 集中存放(例如歸檔或存放在庫(kù)房中)。
高 ---
a、 一周使用一次的物品。
b、每天都使用的物品。
c、每小時(shí)都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶。
第四條 整頓
卡座區(qū)整頓:
1. 辦公桌:桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外,不允許放其他物品;文具必須豎放。辦公用品一般的常用品:筆、訂書(shū)機(jī)、涂改液、即時(shí)帖、便條紙、橡皮、計(jì)算器,可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi),電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置;人離開(kāi)半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈。
2. 抽屜:抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放a4的文件、資料;把這個(gè)空間從充分利用起來(lái),可以放下面這些東西:
a、個(gè)人的東西。
b、個(gè)人的參考資料(文件夾、辭典、手冊(cè)、商品目錄等)。
c、文件卷宗(各種信息、草擬的文件材料等)。
d、空白稿紙、不常使用的文具等。
3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人離開(kāi)時(shí)椅子調(diào)正,離開(kāi)半個(gè)小時(shí)以上,椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)。
4. 電腦:電腦置寫(xiě)字臺(tái)左前角,豎式主機(jī)置桌面下。
5. 卡座屏風(fēng):內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼。
6. 垃圾簍:罩塑料袋,置寫(xiě)字臺(tái)下右前角。
7. 桌洞下不得堆積雜物。
8. 外衣手袋:請(qǐng)置掛于衣帽間或抽屜內(nèi),嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。
第2篇 公司5s管理規(guī)范
公司5s管理規(guī)范草案
第一條 、總則:
為了給員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場(chǎng)所和空間環(huán)境,使公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一個(gè)新層次,特制定如下制度。
第二條、 本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。
第三條 、整理:
1. 每月對(duì)文件(包括電子文檔)作盤(pán)點(diǎn),把文件分為必要(有效)和不要(過(guò)期無(wú)效)的,不要的全部銷毀。必要文件交秘書(shū)部送檔案室歸檔。
2. 每月對(duì)表單記錄(包括電子文檔)作盤(pán)點(diǎn),盤(pán)點(diǎn)后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書(shū)部送檔案室歸檔。
3. 對(duì)所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤(pán)點(diǎn),并區(qū)分其“要”和“不要”。
分類如下:
1) 設(shè)備:電腦、打印機(jī)、文具、書(shū)籍等。
2) 空間:柜架、桌椅、儲(chǔ)物箱等。
3) 物品:個(gè)人用品、裝飾品。
4. 依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的“要”與“不要” 。
5. “不要”物品經(jīng)各部門(mén)主管判定后,集中報(bào)廢或拍賣。
必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表
常用程度 使用頻率 處理方法
低 ---
a、過(guò)去一年都沒(méi)有使用過(guò)的物品,而且不能再用 丟棄。
中---
a、在過(guò)去的6個(gè)月中只使用過(guò)一次的物品。
b、一個(gè)月使用一次的物品 集中存放(例如歸檔或存放在庫(kù)房中)。
高 ---
a、 一周使用一次的物品。
b、每天都使用的物品。
c、每小時(shí)都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶。
第四條 整頓
卡座區(qū)整頓:
1. 辦公桌:桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外,不允許放其他物品;文具必須豎放。辦公用品一般的常用品:筆、訂書(shū)機(jī)、涂改液、即時(shí)帖、便條紙、橡皮、計(jì)算器,可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi),電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置;人離開(kāi)半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈。
2. 抽屜:抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放a4的文件、資料;把這個(gè)空間從充分利用起來(lái),可以放下面這些東西:
a、個(gè)人的東西。
b、個(gè)人的參考資料(文件夾、辭典、手冊(cè)、商品目錄等)。
c、文件卷宗(各種信息、草擬的文件材料等)。
d、空白稿紙、不常使用的文具等。
3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人離開(kāi)時(shí)椅子調(diào)正,離開(kāi)半個(gè)小時(shí)以上,椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)。
4. 電腦:電腦置寫(xiě)字臺(tái)左前角,豎式主機(jī)置桌面下。
5. 卡座屏風(fēng):內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼。
6. 垃圾簍:罩塑料袋,置寫(xiě)字臺(tái)下右前角。
7. 桌洞下不得堆積雜物。
8. 外衣手袋:請(qǐng)置掛于衣帽間或抽屜內(nèi),嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。
辦公室整頓:
1. 辦公室:桌面除公司購(gòu)置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無(wú)其他物品。
2. 抽屜:同卡座區(qū)規(guī)范。
3. 電腦:桌面呈45度角貼墻放置,豎式主機(jī)置桌面下。
4. 垃圾簍:置于桌后。
5. 飲水機(jī):放指定地點(diǎn),不得隨意移動(dòng)。
6. 報(bào)刊:必須上報(bào)架,或閱完后放入辦公桌內(nèi)。
7. 外衣手袋:同卡座區(qū)規(guī)范。
文件、資料管理整頓:
1. 檔案管理依據(jù)《集團(tuán)檔案管理制度》執(zhí)行。
2. 將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置,此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和常不用三種,常不用的文件要盡快處置。
3. 硬盤(pán)里的電子文檔、資料分類必須條理清晰,電子文件需要永久、長(zhǎng)期保存的,應(yīng)形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存。
4. 儲(chǔ)存公用信息的軟盤(pán)采取保護(hù)措施,使大家都自覺(jué)地小心使用。并且為了明確存儲(chǔ)在硬盤(pán)和軟盤(pán)里的信息聯(lián)系,建議在軟盤(pán)的標(biāo)簽上注明題目。還要把軟盤(pán)分類。修改以后,一定要注明標(biāo)題、日期。同時(shí)軟盤(pán)也應(yīng)該像保存文件一樣,保存在專用的夾子里。
信件、電子郵件(oa)整頓:
1. 做一個(gè)臨時(shí)性的信夾,把不能立即處理的信件放在里面,必須保存的東西則放在信件保存冊(cè)里。
2. 辦公自動(dòng)化里面重要郵件應(yīng)該及時(shí)備份;電腦硬盤(pán)中應(yīng)專門(mén)建立一個(gè)文件夾,不能處理的郵件存放在里面。
3. 為了減輕服務(wù)器負(fù)擔(dān),提高響應(yīng)速度,辦公自動(dòng)化中已看郵件不要超過(guò)一定數(shù)量,經(jīng)理、處長(zhǎng)不得超過(guò)100封,部長(zhǎng)不得超過(guò)50封,員工不得超過(guò)20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。
第五條 、清掃:
公司新辦公樓有專門(mén)的保潔人員,公共區(qū)域(如通道、樓梯)不需清掃,清掃的對(duì)象主要是個(gè)人辦公區(qū)域:桌面,桌洞;辦公設(shè)備:電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等等。
清掃基準(zhǔn):
a、對(duì)象 清掃標(biāo)準(zhǔn)要求 周期 清掃時(shí)間。
b、個(gè)人區(qū)域 桌面干凈整潔、桌洞內(nèi)無(wú)垃圾、無(wú)雜物遺落 每天5分鐘清掃 每天下班后5分鐘。
c、辦公設(shè)備 主機(jī)和重點(diǎn)部位的正面、背面、送風(fēng)口無(wú)污垢 每周一次 每周五下班前15分鐘。
d、文檔 桌面、電腦中不能有失效文件,不可輕易看到機(jī)密文件。
e、超過(guò)保管年限的表單及時(shí)集中銷毀,保管年限內(nèi)的表單裝訂送秘書(shū)部歸檔。
f、無(wú)破舊的卡片、冊(cè)子、檔案、報(bào)刊等。
g、無(wú)用的手稿與工作無(wú)關(guān)的文件。
每月一次
月末
第六條 、清潔:
落實(shí)整理、整頓、清掃工作。
1、 徹底落實(shí)前面的整理、整頓、清掃工作。
2、利用文化宣傳活動(dòng),保持新鮮活躍的活動(dòng)氣氛。
3、保持5s意識(shí)。
第七條 、素養(yǎng):
1、 遵守《集團(tuán)員工手冊(cè)》有關(guān)規(guī)定。
2、 遵守《公司日常管理規(guī)定》。
素養(yǎng)巡查
1、行政部每天兩次例行巡查(早晨、中午)。
2、每月底5s推行委員會(huì)對(duì)整個(gè)公司的5s執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。
3、5s推行委員會(huì)主任委員對(duì)公司不定期巡查。
獎(jiǎng)懲條例:
1、采取
記分制,每人每月基準(zhǔn)分100分,凡違反上述整理、整頓、清掃管理規(guī)范一次者扣5分,違反《公司日常管理規(guī)定》者扣10分。
2、行政部每天進(jìn)行檢查,對(duì)違規(guī)者在辦公自動(dòng)化上予以公布。月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì),對(duì)被扣5分者給予警告處分,被扣10分者扣發(fā)當(dāng)月工資50元,15分者100元,以此類推。
3、每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、處室每月得分,對(duì)連續(xù)兩個(gè)月排名第一名的公司、處室的員工給予當(dāng)月平均獎(jiǎng)金10%的獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)連續(xù)兩個(gè)月排名最后的公司、處室的員工扣發(fā)當(dāng)月平均獎(jiǎng)金的10%。
