實業集團公司貨幣資金管理辦法
實業集團貨幣資金管理辦法
第一章總則
第一條 為了加強對公司貨幣資金的內部控制和管理,保證貨幣資金的安全及有效使用,根據《中華人民共和國會計法》、《內部會計控制基本規范》和《加強貨幣資金會計控制的若干規定》,特制訂本制度。
第二條 本制度所稱貨幣資金是指公司所擁有的現金、銀行存款、有價證券和其他貨幣資金。
第三條 本制度適用于集團公司及所屬各分(子)公司、部門。
第二章崗位分工及授權批準
第四條 實行貨幣資金業務崗位責任制。辦理貨幣資金業務的崗位設置要求不相容,能夠相互分離、制約和監督。
(一)出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權、債務帳目的登記工作。
(二)不得由一人辦理貨幣資金支付業務的全過程:資金預算、支付申請、支付審批、支付復核、辦理支付。
第五條 實行財務總監審核制。一切開支,包括固定資產、在建工程、無形資產等長期資產的貨幣資金開支,必須經財務總監審核其真實性、合理性與合法性。
第六條 實行分管財務副總裁(分、子公司總經理)審批制。經財務總監審核后的開支,方可提交分管財務副總裁(分、子公司總經理)審批。
第七條 審批人應當根據貨幣資金授權批準制度,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內,按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業務。
未經授權的部門和人員一律不得辦理貨幣資金業務。
第三章庫存現金的管理
第八條 現金必須做到日清月結,出納員在每天下班前須清點庫存現金;不得挪用現金和以白條抵庫(不含當天'抽條'報銷的);財務部經理或主辦會計必須定期(每周一次)或不定期對庫存現金進行抽查,以確保賬款相符。
第九條 出納人員到銀行提取大額現金時,須同時有另一人陪同前往辦理。
第十條 凡能用支票支付的款項不得支付現金。
第十一條 支付現金必須有財務部經理簽字,若財務部經理在一定時間內離崗(或短暫離崗的),則由財務部經理書面委托的受托人審核簽字。
第十二條 現金支付范圍:發放職工工資、各種津貼及獎金;出差人員差旅費;經批準購買辦公用品等的支出;特殊用項;結算起點以下的零星開支等。
第十三條 職工借款:
(一) 借支差旅費,由出差人員填寫借款申請單,寫明出差時間、地點、申請借款金額按['往返車費+(住宿費+生活補助)×出差天數']計算,按借款審批程序審批,經財務部經理核準簽字后方可辦理借款;出差人員回公司后必須在7內報銷清賬,超過7天未報銷者由財務部從其當月工資中扣回,差旅費報銷時再按正常報銷程序辦理。
(二) 其他借款,原則上不予辦理,特殊情況確需借款的,由借款人填寫借款申請單,由本部門負責人審核簽字報公司總經理審批,并由部門審核簽字人負責此款的歸還,如不能按期歸還或出現損失,全部責任由簽字人負責;財務人員應建立備查薄,在借款人尚未償還第一筆借款時不能辦理第二筆借款(即前賬不清,后賬不借);不按照借款時確定的還款時間歸還的,由財務人員從負責審核簽字的部門負責人的工資中逐月扣回。
第十四條 一切現金往來,必須辦理有關書面手續;嚴禁代外單位或私人轉賬套現和大額度(1萬元以上)支付往來(或貿易)現金。
第四章銀行存款管理
第十五條 銀行賬戶必須按規定開設和使用,只供本單位經營業務的收支結算使用;嚴禁出借賬戶供外單位或個人使用;嚴禁為外單位或個人代收代支、轉賬套現。
第十六條 銀行賬戶的賬號必須保密,非因業務需要不準外泄;地華公司各職能部門一律不許開設銀行賬號,私設小金庫。
第十七條 銀行賬戶預留印鑒管理:具體規定詳見蘇地字[2002]7號文《貨幣資金控制制度》第五章'票據及有關印章的管理'。
第十八條 銀行支票的收、付及報銷規定:
(一) 業務人員到財務部門領取支票的規定:詳見蘇地財字(2002)第003號文《票據與資金管理規定》第二章'細則'的相關內容。
(二) 出納簽發銀行支票時,應先在'銀行支票領用登記簿'上登記以下內容:領用部門、銀行支票號碼(按號碼順序填列)、金額、收款人,同時要求業務人員在'支票存根聯'和'銀行支票領用登記簿'上簽收(即雙簽),核對無誤后方可將填寫完整(特殊情況另行處理)的支票交經辦的業務員(或核準的其他領用人);各公司財務總監應定期檢查'銀行支票領用登記簿'并簽署意見。
(三) 簽發銀行支票必須按照要求填寫日期、大小寫金額、收款人、用途等,不準簽發空白支票、空頭支票。如特殊情況需簽發空白支票,必須在小寫金額欄恰當幣位欄寫上'$'符號加以控制。
(四) 業務人員收到外單位的支票后應及時交到財務部,一般應先確認款項進賬(或收取現金)后,才能發貨或提供服務。
(五) 業務人員將支票領出后,必須在十日內報銷清賬,不得轉借他人使用;因特殊原因不能在規定期限內報賬的,應到財務部說明原因并限定報賬時間,否則前賬不清,后賬不借。
(六) 支票報銷時必須附發票、驗收單、入庫單等,對于分期支付貨款的,必須按每次支付貨款的金額開具發票(或收據)后方可報銷(對方已開具總發票的除外);對發票的要求詳見蘇地財字(2002)第002號文《發票報銷管理規定》的有關規定。
(七) 業務人員在將支票交付供應商之前必須妥善保管領用的支票,如有不慎遺失支票的,應立即向財務部門報告并會同財務部門向銀行申請掛失,造成的損失由遺失支票的業務人員負責。
第十九條 財務人員辦理信匯、電匯、票匯、轉賬支付等款項時,必須憑已審批的資金計劃單辦理(該計劃單應附在付款憑證后備查);資金計劃單由項目經辦人負責辦理報批,同一項目應按合同總額報批,不準為逃避審批而分列報批和支付。對違反上述規定的付款事項,財務人員有權拒絕支付。
第二十條 財務部應嚴格按批準的資金計劃支付款項,不得提前支付;不準改變支付方式和用途,非經收款單位書面正式委托,不準改變收款單位。
第二十一條 嚴禁違反國家規定,非法集資。
第二十二條 嚴格資金使用的審批手續。會計人員對一切審批手續不完全的資金用項,都有權且必須拒絕辦理;特殊情況下經電話請示后,可先支付后補辦手續。
第二十三條 在審批資金時,如遇審批人員出差的,由其指定的代理人代為審批。
第二十四條 銀行存款對賬的規定:詳見蘇地字[2002]7號文《貨幣資金控制制度》第四章'現金和銀行存款的管理'。
第二十五條 地華公司及其下屬分(子)公司、控股公司的財務總監(經理)必須定期(每月一次)檢查財務管理制度及控制制度的執行情況,支票保管及使用情況,抽查盤點空白現金支票,未報銷收據及發票,在途存款,對未達賬項應核對銀行存款余額調節表;檢查過程及結果應形成書面記錄。
第五章票據及有關印章的管理
第二十六條 加強貨幣資金票據管理。明確各種票據的購買或申請、保管、領用、注銷等環節的職責和程序,并專設登記簿進行記錄,防止空白票據的遺失和盜用。
貨幣資金票據的種類包括:現金支票、轉帳支票、銀行匯票、銀行本票、商業承兌匯票、銀行承兌匯票、電匯、信用證等。
(一)票據的購買或申請:各公司應根據實際情況編制貨幣資金票據購買或申請計劃,票據的購買或申請應納入財務部資金預算。
(二)票據的保管:票據應由出納專人保管,并按月編制票據領用存月報表。
(三)票據的領用和注銷:領用和注銷應專設登記簿進行記錄,防止空白票據的遺失和盜用并及時回收款項支付的有關憑證。
第二十七條 加強銀行預留印鑒管理與各類印章管理。財務總監保管法人代表章,總經理保管公司章。財務專用章由財務總監保管。嚴禁一人保管支付款項的各項印章。
第二十八條 加強各種有價證券管理,明確專人保管,確保各種有價證券的完整無缺。如有短缺,必須查明原因,追究保管人的責任。
第六章監督檢查
第二十九條 實行貨幣資金業務監督檢查制。由集團公司財務部定期和不定期對分(子)公司的貨幣資金安全及使用有效性進行檢查。
第三十條 監督檢查的內容主要包括:
(一)貨幣資金業務相關崗位及人員的設置情況:重點檢查是否存在貨幣資金業務不相容崗位的混崗現象。
(二)資金預算管理制度:重點檢查是否定期或定項目編制資金預算以及預算外開支、重大開支、資本支出是否履行三級審批程序。
(三)貨幣資金授權批準制度的執行情況:重點檢查重大貨幣資金支出的授權批準手續是否健全,是否存在越權審批的行為。
(四)備用金管理:重點檢查是否核定各類人員和部門的備用金限額,是否按月度、年度進行清理。
(五)支付款項印章的保管情況:重點檢查是否存在辦理付款業務的印章交由一人保管的現象。
(六)有價證券和票據的保管情況:重點檢查票據的購買、領用、保管手續是否健全,保管是否存在漏洞。
第三十一條 對監督檢查過程中發現的貨幣資金內部控制制度中的薄弱環節,應當采取措施,及時加以糾正和完善。
第七章附則
第三十二條 本制度解釋權、監督執行權歸集團公司財務部。
