健升房地產(chǎn)資料文件管理辦法
1.人員安排
指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達(dá)的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。
2.文件收發(fā)基本要求
a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時(shí)填寫'文件日期'、'文件編號(hào)'、'文件內(nèi)容'、'收發(fā)文單位'。
b、發(fā)文必須及時(shí)準(zhǔn)確,并要求收文人簽收。
c、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。
d、收到文件后,要做好登記,并及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。
e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。
3.資料文件保管要求
做到資料齊全,便于查詢。
a、文件的分類:
資料分類的目的是為了便于使用。不同時(shí)期不同的工作重點(diǎn),相應(yīng)文件的分類也會(huì)有所變化。基本分類原則如下:
⑴公司內(nèi)部:
①公司文件;
②地產(chǎn)部?jī)?nèi)部文件;
③公司各部門往來文件;
⑵往來文件:
①與物業(yè)公司往來文件;
②與業(yè)主或客戶往來文件;
③其他往來文件。
⑶樓宇資料:
①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;
②有關(guān)設(shè)計(jì)文件;
③報(bào)建批文文件;
④銷售有關(guān)文件;
⑤市場(chǎng)調(diào)查文件;
⑥其他文件。
b、根據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時(shí)編制目錄。
c、按時(shí)間分類將資料文件裝訂成冊(cè),統(tǒng)一制作封面、目錄,進(jìn)行妥善保管。
4.資料查詢
a、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。
b、查閱人僅限查閱許可的資料。
c、借閱文件資料時(shí),需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時(shí)間不得超過7天。
d、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進(jìn)行登記。
