建筑地盤采購管理辦法
第一、采購管理辦法
一、本公司物資部之采購依本辦法辦理。
二、采購組根據工程部排定之物料計劃,并計算本月應采購數量。
三、根據工程部送來之物料計劃內本月份采購數量填寫請購單,經總經理核章后將請購單送采購員辦理采購事宜。
四、接到請購單后,采購組應根據品名規格積極尋找供應商,原則上每一物料應尋找三家以上之供應商,進行比價格、比質量,其必須具備之資格如下:
1、必須是有限公司。
2、必須做過其他公司之物料及零件,且目前尚繼續在供應者。
3、必須自備車輛。
采購員于訂購前應確實調查該供應商之信用程度、交貨情形、品質情況,并將供應商資料報告呈總經理批示認可后進行訂購。對于特殊規格物料、使用量很大之物料以及獨家供應之物料,于采購前尤需注意供應商(協力廠)之調查工作,必要時得協調工程部、地產部、地盤經理(工程師)與品管人員共同前往考察調查。
五、經比價格、::比質量決定供應商后,經雙方同意后,與供應商洽談合約,合約起草,主管副總經理審定合約后交總經理(或授權人)簽約后方能物料訂購。
六、物料進倉及使用前均須抽樣檢驗,以斷定物料之水準,依據品管質量、數量驗收合格予以收貨;對品管質量不合格者,不予收貨,退回供應商提出交換。
七、物資采購人員(倉庫管理驗收員)在業務交往上必須遵紀守法、廉潔奉公,嚴禁假公濟私、索賄受賄,一經發現按公司規定處理,嚴重者移交司法部門處理。
第二、采購程序
1、物料管理部門開出采購單,給采購組。
2、決定購買些什么物料以及購買多少數量。
3、研究市場狀況,并找出有利的購買時機。
4、決定物料供應來源以進行采購事項。
5、以詢價、報價、比價決定有利價格,并選取供應商。
6、與供應商簽訂采購合約并開立訂購單。
7、監督供應商準時交貨。
8、核對并完成采購交易行為,根據驗收單或品質數量檢驗報告,核對供應商交貨狀況,并對不良品設法加以處理。
9、內購與外購在采購管理之精神大致相同,惟外購程序必須透過出口程序及作業手續。
第三、采購員業務職責
一、尋找物料供應來源,并分析物料市場。
二、與供應商洽談,并安排工廠參觀,建立供應商(協力廠)之資料。
三、要求報價與進行議價。
四、獲取所需之物料。
五、查證進公司物料之數量與品質。
六、建立采購業務進行順遂所需要之資料。
七、了解市場趨勢,并搜集市場供給與需求價格等適切資料加以成本分析。
八、呆料與廢料之預防與處理。
第四、倉庫管理守則
⑴未經驗收之物料不得存于倉庫內。
⑵物料應依其種類、性質、體積、重量及流動性等排列整齊,放置適當之處,以便領用及查點。
⑶凡有危險易燃物品應特殊儲存,并應與其他物料隔離。
⑷凡屬儀器及特別貴重之物料,應儲存于箱內并予加鎖。
⑸物料儲存處所應保持清潔干燥,以免物料污染或受潮。
⑹物料之發放或領放,依照公司規定,無關人員不得任意進入倉儲區域,不按公司規定手續辦理者,物料不得出庫。
⑺倉庫不得攜入任何易燃物品,并禁止抽煙。
⑻倉庫內外附近,應備用消防設備,以策安全。
⑼倉庫應加強防衛,以防盜竊。
第五、進料驗收管理辦法
一、本公司對物料之驗收入庫均依本辦法。
二、協力廠商或供應商送交物料時必須填寫送貨單一式二聯,詳細寫明送貨內容與訂購單據號碼,連同統一發票與所送交之物料送到物資倉庫之收料處。
三、收料員核對統一發票、訂購單與送貨單無誤后,再核對供應商資料卡是否有超交之現象。收料員在核對無誤后,在送貨單一式二聯上簽章,將第一聯送貨單退供應商以為送貨之憑證,第二聯收料員留存,之后將送貨單之內容轉記入供應商資料卡內。
四、收料員將進料驗收單之號碼抄錄在該物料貨品上,同時在送貨單上亦填入進料驗收單號碼、收料日期。
五、收料員根據送貨單第二聯填記進料驗收單一式三聯,并載明下列各項目:⑴物料編號;⑵品名規格;⑶交貨者名稱;⑷統一發票號碼及年月日;⑸交貨數量;⑹實際接收數量;⑺訂購單號碼;⑻收料日期。
六、收料員若發現送來之物料混有其他物料或其他特殊情況,必須在進料驗收單接收狀況欄內書明,以為品管檢驗參考。
七、收料員于填入必要內容并核章后,將進料驗收單第一、二、三聯送物料計劃員。
八、物料計劃員根據進料驗收單在'物料訂購、運輸、接收記錄'上填記進料驗單編號、收料日期以及接收記量后將進料驗收單第一、二、三聯立即送往品質檢驗員。
九、品質檢驗后將合格品總數填入進料驗收單一至三聯,經品質主管核章后,第一聯進料驗收單由進料
品質檢驗單位自存,并送物料計劃員登記良品總數,計算訂購余額于'物料訂購、運輸接收記錄'后將進料驗收單第一聯轉送帳料員,帳料員根據進料驗收單內良品總數轉記存量管制卡入庫數量欄,并填具入庫日期與進料驗收單號碼后存查。二至三聯送收料員將交貨實況填入供應商資料卡交貨資料各欄后,將進料驗收單二至三聯連同統一發票送倉儲員辦理入庫手續。
十、倉儲員核對物料數量與合格品總數是否相符,于安排物料進入倉庫后在進料驗收單二至三聯合格品實數欄蓋倉庫接收章,將進料驗收單二至三聯送請物料主管核章。
十一、物料主管核章后之進料驗收單第二聯送采購部門。
十二、進料驗收單第三聯連同統一發票送會計部門以為付款之憑證。
十三、外購品于采購組收到提單時立即將所附之發票影印一份給物料組,經物料計劃員登記入'物料訂購、運輸、接收記錄'后轉送收料員。于物料運達時,收料員根據影印之發票,核對入倉之外購品,并將交貨實況填入供應商資料卡,以下進料驗收程序與內購品處理程序相同。
十四、無論是向協力廠商或供應商采購之物料,送交倉庫決定驗收前,對該物料之價格、數量、品質、交期或其他交易條件與訂購單所載明之交易條件、采購規范相核對,以查驗該批物料允收或拒收,才給予驗收進倉。
驗收處理程序如下:
(一)先行檢查協力廠商或供應商所送來之各種發票、交貨證件是否齊全,交貨數量與訂購單或交貨單上所載數量有否誤差,如有誤差,不應該進一步加以驗收。
(二)運到物料卸入驗收地時,即應先核對包裝箱上所記載之收件人是否相符;物料名稱、數量與交貨證件所列是否相同;包裝是否完整(在運貨途中,是否被打開過);每箱物料之毛重與凈重是否與交證件相同……凡此種種均該逐一核對。發生誤差,立即注明清楚,并聯絡協力廠商(供應商)補足,必要時須沿請公證。
(三)開箱拆開包裝,物料內容與交貨文件應該核對物料名稱規范是否相符。對于所交物料有混淆或夾雜其他類似之物料或零件短缺,或零件破損不堪,均應加以注意,并將詳情寫在物料驗收單上,以為驗收工作處理當中之重要資料。
(四)依公司之規定在一定期內進行全檢或抽樣的工作。
(五)經進料驗收單位或委托其他檢驗單位試驗物料之品質,其結果寫在物料驗收單上。
(六)根據物料驗收單上品質檢驗之規定,判定該批物料為允收或拒收。
(七)如品質驗收合格,數量無誤,應即辦理登帳進庫,予以收貨。
十五、超交之物料以退回為原則,但得以考慮讓供應商寄存,而不作進料驗收之處理。
十六、收料員根據每天進料情形填寫物料外暫收品日報表,一式四聯,第一聯收料員自存,第二聯送物料計劃員,第三聯送品管員,第四聯送采購員。采購員根據日報表,與物資主管商討對超交物料的處理辦法。
第六、倉庫盤點管理辦法
一、盤點之目的
(一)資產之管理
1、查明各項物品、材料、固定資產之可用程度,以達到有效利用資產的目的。
2、利用盤存、清點物品重新妥置庫存物品,使之和計數帳順序配合達到管理之目的。
3、核對現有存貨、固定資產等與帳上記載數目是否一致,以把握公司資產之準確性。
4、為下期生產(工程)計劃之依據。
5、最低與最高存貨量之把握。
6、不良品、呆滯品之發現。
(二)資料金額之確定
1、確定各項資產之真實價值,以利成本之計算。
2、據以編制資產、存貨之明細表。
3、精確計算利潤中心之利潤,以考核各中心之貢獻實績。
二、實施時間規定
每年實施二次:六月三十日及十二月三十一日。
三、人員組織
(一)公司派財務主管人員負責。
(二)物資部經理(或副經理)、采購人員。
(三)倉庫管理人員。
四、盤點報告
(一)負責人應將盤點明細表(只限材料、半成品數量表)繳交,以憑核對而利督導。
(二)盤點完畢當天應將全部盤點卡分類,依編號順序連同空白未用之盤點卡交給復檢人員交帳務員整理。
(三)各倉管員應于盤點后三日內造具盤點明細表三份,兩份送會計(造冊時請按計數帳、材料帳編號及盤點卡順序填寫),一份自存。
(四)負責人應將存貨、資產逐項檢驗,若有錯誤或遺漏之處應隨時會同財務部對其進行更正或復查。
第七、倉庫領料及發料管理辦法
物料由物資部根據工程(生產)計劃,將倉庫儲存之物料,直接向生產現場發放之現象,稱為發料。物料由生產部門現場人員在某項工程制造之前填寫領料單向物資部領取物料之現象稱為領料。
一、本公司材料、::零件領用、發放依本辦法辦理。
二、工程(生產)人員根據工程計劃所需填制領料單,核章后向物料倉庫之管理人員洽領物料。
三、物料管理人員接獲領料單后,一面核
對一面準備物料,將物料送往工程部門。
四、工程領料人員核對物料數量、規格與領料單相符,在領料單上簽收。
五、物料管理人員在無特殊情況時,備料與發料應優先發料送往工程單位。
六、在備料發料過程中,發現物料短缺或待料情形,物料管理員必須立即采取行動,一方面將缺料情形告知采購部門,一方面向供應商催貨。若短缺之物料已進倉,物料管理人員應立即安排檢驗,將檢驗后之物料送往工程部門,無論如何嚴禁工程部門人員自行向進料檢驗人員領料,進料檢驗人員亦不得擅自發料。
