n大學物業公司文檔管理辦法
n大學物業公司文檔管理辦法
為進一步規范公司文件檔案管理工作,提高文檔管理水平,逐步實現公司文檔管理工作的規范化、制度化、科學化,結合工作實際,特制定本辦法。
一、本辦法所指的文件檔案為:
1.學校下發的相關文件、通知、公告等文檔;
2.公司形成的各種規章制度、報告、通知、紀要等文檔;
3.政策類文檔及各部門搜集匯總的有保存價值的各類業務資料等文檔。
二、文件檔案管理辦法
(一)立卷歸檔
1.各類文檔以簽署或者下發日期按順序進行分類、編號、統計、歸檔和管理。
2.學校類文檔:編號規則為學校首字母-部門首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號。學校下發的原文件,直接根據類別進行編號登記歸檔,根據學校相關文件要求形成的報告等文檔需留存副本至公司類文件進行歸檔,電子版文檔需轉化成紙質性文檔后進行編號登記歸檔。
3.公司類文檔:編號規則為公司首字母-所屬類別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。所屬類別即指規章制度類、人事類、合同類、物資設備類、財務類等,紙質文檔和電子文檔根據編號規則同步進行編號登記歸檔。
4.公司各部門文檔:編號規則為公司部門首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。各部門需要移交的文檔必須到辦公室進行移交備案,移交的文檔須保證完整、層次分明,文檔移交時,須當面填寫移交清單并簽字認可后方完成交接手續。
5.歸檔文件材料應完整齊全,質地優良,格式規范,文字清楚,手續完備且具有保存價值。
(二)文檔管理
1.辦公室指定專人負責文檔分類、編號、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理,要以原始記錄為依據,編制文檔存放清單,以有效開展文檔的查詢、利用工作。
2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保文檔的安全。
3.任何人不得擅自將存檔文件對外公開,做好文檔安全保密工作。
4.未經公司授權,其他任何組織或者個人無權公布涉及公司秘密、涉及個人隱私的、規定限制利用的公司檔案材料內容。
(三)文檔查閱
1.公司職工查閱利用檔案,須經主管領導批準,并說明查閱目的,辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借,如必須借出,須經主管部門領導批準并及時歸還。
2.外單位查閱利用檔案,應持單位介紹信、身份證、經公司總經理批準后查閱。
3.凡需從檔案中取證或辦理公證,必須由辦公室辦理。
4.利用者須對檔案的安全、完整負責,違反查閱規定的要追究責任。
本辦法由公司辦公室負責解釋。
本辦法自頒布之日起執行。
