某物業管理公司費用報銷管理辦法
物業管理公司費用報銷管理辦法
為降本增效,實現利潤最大化,規范管理工作,提高管理水平,根據大華集團財務管理制度,結合我公司實際情況,制定本辦法。
現報銷及對外付款嚴格遵守“財務一支筆”原則,在集團公司對地產常務副總經理的授權范圍內,所有的費用報銷、對外付款由地產常務副總經理簽字批準后辦理,如地產常務副總經理外出期間急需辦理的事項,須通過電話請示,經批準后辦理,并于事后及時補簽。超過授權范圍的事項必須由集團公司領導加簽后方可辦理。
一、業務招待費
業務招待費是指公司/管理處因工作及業務需要對外應酬和招待客戶所發生的各種費用支出。
1、業務招待費的開支必須以“小額、合理、必需”為原則,嚴格掌握開支范圍和開支標準。
2、公司主辦的各類會議,確因需要開支會務費用(租用場地等),應由有關部門事先擬訂預算計劃并報地產常務副總經理審核批準后,方可報銷。
3、因經營管理活動需要購買小額禮品的,由行政部統一采購、統一報銷并做好禮品領發記錄,公司計劃財務部有權查帳審核。
4、因業務往來須在公司餐廳用餐者,依據行政部的相關規定報批后,使用公用飯卡消費。
4、各部門需開支業務招待費時,須先報分管領導批準,并嚴格控制預算。
5、宴請標準必須嚴格控制,具體標準(含飲料等費用)按具體情況另定,如特殊需要超過標準,須經地產常務副總經理批準方可報銷。
6、在外地出差期間,如確實需要發生的業務招待費用,須先請示地產常務副總經理,如特殊情況須請示集團分管副總裁或總裁認定、批準(包括:事先申請、電話請示)。回公司后根據規定辦理報銷手。
二、差旅費用
差旅費是指公司員工因工作需要,經同意出差所發生的各項費用。
1、因工作需要在市內出差,不能趕回位就餐的,由部門主管確認,可報銷誤餐補助費,報銷標準為10元/人/次。
2、市內因公外出交通費:
公司員工原則上由公司派車(提前一天預約)或乘公交車,如確因工作需要乘坐出租車的,需先向行政人事部提出申請,由所在部門主管確認,行政人事部批準。
3、因公到外省、市出差、開會費用。
(1)交通工具:汽車、火車、飛機、輪船,根據工作需要而定,參照**集辦字(2003)第2號文件中有關規定制定具體標準如下:
住宿費標準伙食費及交通費補助
職級火車輪船飛機
(元/天)(元/天)
物業經理硬臥三等艙經濟艙300100
部門經理及主管
硬座(硬臥)三等艙經濟艙20080
(含小區經理)
其他工作人員硬座(硬臥)四等艙經濟艙15050
注:1、到北京、珠海、深圳等特殊地區出差的住宿費標準和出差補助比照上表上浮30%執行。
2、如因工作特殊,經地產常務副總經理批準,乘坐交通工具可提高一級檔次。
(2)部門經理及主管和其它工作人員,乘坐硬臥的規定如下:
白天乘坐火車,連乘車時間不超過8小時(早上6:00-下午18:00)的,不得購買硬臥車票;
夜間乘坐火車,連乘車時間超過6小時(下午18:00以后)以上的,方可購買硬臥車票。
4、如多人同行,為方工作,交通工具及住宿標準經同行職級最高人士同意,可按同行中最高職級人士之標準執行;
5、出差人員費用須填制大華集團統一制定的差旅費報銷,在規定的開支標準范圍內憑發票實報實銷。
6、伙食費與交通費補貼按相應定額包干標準和出差的自然天數計算報銷。享受補貼的人員一般不再另外報銷餐費及交通費,如因工作需要另外報銷餐費及交通費者,須經地產常務副總經理批準。
三、通訊費用
因工作需要,發生的通訊費用按公司規定的限額憑報銷,不超出限額的部分實行實報實銷,超額部分由本人承擔。
1、報銷標準:參照大華集辦字(2003)第3號文件,結合我公司實際,制定移動電話報銷限額如下:
(1)物業經理:150元/月
(2)公司職能部門主管、管理處經理、管理處助理、主管:50元/月(注:公司計劃財務部會計比照職能部門主管報銷限額執行)。
(3)管理處保安班長:30元/月
2、資格審核與批準程序:
(1)以上范圍的人員及其報銷標準由行政人事部統一申請報地產常務副總經理后,轉集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準。
(2)超出以上范圍的人員確因工作需要報銷移動電話通訊費,或以上人員因工作特殊需增加限額,由本人申請報地產常務副總經理特批后,轉集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準。
四、物料購置的報銷
物料主要是指經營性消耗材料、固定資產、辦公用品,勞動保護中的勞防用品等。
1、固定資產的費用支出及管理辦法另發規定執行。
2、經營性消耗材料、辦公用品等采購流程參照《物資采購操作規程》相關規定執行。
3、物料購置的報銷,必須按規定建立必要的收發制度,嚴禁以購代領。凡未建立物料收發制度或未辦理物料入庫手的,公司計劃財務部有權拒絕報支。
4、公司計劃財務部應不定期地檢查倉庫物料,確保帳、卡、物一致。
五、專項工程的費用
1、專項工程的費用嚴格按照簽訂的合同付款,確有超出合同金額的部分須另行簽訂補充協議,合同付款支出按照大華集通字(2005)第4號文件執行。
2、臨時發生的專項開支,在不突破年度預算計劃的前提下,經地產常務副總經理批準后,由公司計劃財務部審核后列支。
六、會議費
1、根據工作需要到外省、市地區參加的各類會議,須憑相關的會議通知,經集團公司分管副總裁批準;
2、根據工作需要,由集團統一組織的會議,憑集團公司統一下發的會議通知列支會議費。
七、圖書資料費用
各部門可根據業務、工作需要購置專業書籍,但需事先向公司行政人事部提出申請批準,購買后經驗收并辦理登記、借閱手續后方可報銷。
八、培訓費用
1、屬個人提出的業余學習或半脫產學習,一般不予以費用報銷。該學習確因崗位必須,須事先向部門主管提出申請,經部門主管同意后,報公司行政人事部審核,由地產常務副總經理批準。
2、各類與本崗位工作相關的員工赴外培訓,由員工個人申請、逐
級報批,培訓費用先由個人交付,培訓結束后憑證書及合格成績經所在部門主管簽字認可和公司行政人事部審核后,按公司有關規定報銷。
九、公司計劃財務部嚴格按照預算計劃對各項成本費用進行控制
十、現金報銷及對外付款須按照流程進行流轉。
十一、附則
