第1篇 進(jìn)料驗(yàn)收管理制度(范例)
進(jìn)料驗(yàn)收管理制度
1.本公司對(duì)物料的驗(yàn)收及入庫均依本辦法作業(yè)。
2.待收料。
物料管理收料人員在接到采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“采購單”時(shí),按供應(yīng)商、物料類別及交貨日期分別依序排列存檔,并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業(yè)。
3.收料。
(1)內(nèi)購收料。
①材料進(jìn)廠后,收料人員必須依“采購單”的內(nèi)容,核對(duì)供應(yīng)商送來的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和送貨單及發(fā)票并清點(diǎn)數(shù)量無誤后,將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填記于“請(qǐng)購單”,辦理收料。
②如發(fā)覺所送來的材料與“采購單”上所核準(zhǔn)的內(nèi)容不符時(shí),應(yīng)及時(shí)通知采購部門處理,并通知主管,原則上非“采購單”上所核準(zhǔn)的材料不予接受,如采購部門要求收下該批材料時(shí),收料人員應(yīng)告知主管,并于單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況,并會(huì)簽采購部門。
(2)外購收料。
①材料進(jìn)廠后,物料管理收料人員應(yīng)立即會(huì)同檢驗(yàn)單位依“裝箱單”及“采購單”開柜(箱)核對(duì)材料名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量,并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填于“采購單”。
②開柜(箱)后,如發(fā)現(xiàn)所裝載的材料與“裝箱單”或“采購單”所記載的內(nèi)容不符時(shí),通知辦理進(jìn)口人員及采購部門處理。
③如發(fā)現(xiàn)所裝載的物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮……等異常情況時(shí),經(jīng)初步計(jì)算損失將超過5 000元以上者(含),收料人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知代理商前來處理,并盡可能維持異常狀態(tài)以利公證作業(yè),如未超過5 000元者,則依實(shí)際的數(shù)量辦理收料,并于“采購單”上注明損失數(shù)量及情況。
④對(duì)于由公證或代理商確認(rèn)后,物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核實(shí)后,送會(huì)計(jì)部門及采購部門督促辦理。
4.材料待驗(yàn)。
進(jìn)廠待驗(yàn)的材料,必須于物品的外包裝上貼上材料標(biāo)簽并詳細(xì)注明料號(hào)、品名規(guī)格、數(shù)量及入廠日期,且與已檢驗(yàn)的材料分開儲(chǔ)存,并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”以作為區(qū)分,收料后,收料人員應(yīng)將每日所收料品匯總填入“進(jìn)貨日?qǐng)?bào)表”以作為入賬銷單的依據(jù)。
5.超交處理。
交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回,但屬買賣慣例,以重量或長度計(jì)算的材料,其超交量在3%(含)以下,由物料管理部門在收料時(shí),在備注欄注明超交數(shù)量,經(jīng)請(qǐng)購部門主管(如科長)同意后,方能收料,并通知采購人員。
6.短交處理。
交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時(shí),以補(bǔ)足為原則,但經(jīng)請(qǐng)購部門主管(如科長)同意,可免補(bǔ)交,短交如需補(bǔ)足時(shí),物料管理部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。
7.急用品收料。
緊急材料于廠商交貨時(shí),若物料管理部門尚未收到“請(qǐng)購單”時(shí),收料人員應(yīng)先詢問采購部門,確認(rèn)無誤后,方可依收料作業(yè)辦理。
8.材料驗(yàn)收規(guī)范。
為利于材料檢驗(yàn)收料的作業(yè),質(zhì)量管理部門應(yīng)就材料重要性及特性等適時(shí)通知使用部門及其他有關(guān)部門,依所需的材料質(zhì)量研訂“材料驗(yàn)收規(guī)范”,呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施,以作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。
9.材料檢驗(yàn)結(jié)果的處理。
(1)檢驗(yàn)合格的材料,檢驗(yàn)人員在外包裝上貼合格檢簽,以示區(qū)別,物料管理人員再將合格品入庫定位。
(2)不合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的材料,檢驗(yàn)人員在物品包裝上貼不合格的標(biāo)簽,并于“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”上注明不合格原因,經(jīng)主管作出處理對(duì)策并轉(zhuǎn)采購部門處理及通知請(qǐng)購單位,再送回物料管理部門辦理退貨。
10.退貨作業(yè)。
對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí),應(yīng)開立“材料交運(yùn)單”并檢附有關(guān)的“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”呈主管簽認(rèn)后,將異常材料出廠。
11.實(shí)施與修正。
本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施,修訂時(shí)亦同。
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1.本公司對(duì)物料的驗(yàn)收及入庫均依本辦法作業(yè)。2.待收料。物料管理收料人員在接到采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的'采購單'時(shí),按供應(yīng)商、物料類別及交貨日期分別依序排列存檔,并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業(yè)。3.收料。(1)內(nèi)購收料。①材料進(jìn)廠后,收料人員必須依'采購單'的內(nèi)容,核對(duì)供應(yīng)商送來的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和送貨單及發(fā)票并清點(diǎn)數(shù)量無誤后,將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填記于'請(qǐng)購單',辦理收料。②如發(fā)覺所送來的材料與'采購單'上所核準(zhǔn)的內(nèi)容不符時(shí),應(yīng)及時(shí)通知采購部門處理,并通知主管,原則上非'采購單'上所核準(zhǔn)的材料不予接受,如采購部門要求收下該批材料時(shí),收料人員應(yīng)告知主管,并于單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況,并會(huì)簽采購部門。(2)外購收料。①材料進(jìn)廠后,物料管理收料人員應(yīng)立即會(huì)同檢驗(yàn)單位依'裝箱單'及'采購單'開柜(箱)核對(duì)材料名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量,并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填于'采購單'。②開柜(箱)后,如發(fā)現(xiàn)所裝載的材料與'裝箱單'或'采購單'所記載的內(nèi)容不符時(shí),通知辦理進(jìn)口人員及采購部門處理。③如發(fā)現(xiàn)所裝載的物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮…等異常情況時(shí),經(jīng)初步計(jì)算損失將超過5 000元以上者(含),收料人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知代理商前來處理,并盡可能維持異常狀態(tài)以利公證作業(yè),如未超過5 000元者,則依實(shí)際的數(shù)量辦理收料,并于'采購單'上注明損失數(shù)量及情況。④對(duì)于由公證或代理商確認(rèn)后,物料管理收料人員開立'索賠處理單'呈主管核實(shí)后,送會(huì)計(jì)部門及采購部門督促辦理。4.材料待驗(yàn)。進(jìn)廠待驗(yàn)的材料,必須于物品的外包裝上貼上材料標(biāo)簽并詳細(xì)注明料號(hào)、品名規(guī)格、數(shù)量及入廠日期,且與已檢驗(yàn)的材料分開儲(chǔ)存,并規(guī)劃'待驗(yàn)區(qū)'以作為區(qū)分,收料后,收料人員應(yīng)將每日所收料品匯總填入'進(jìn)貨日?qǐng)?bào)表'以作為入賬銷單的依據(jù)。5.超交
處理。交貨數(shù)量超過'訂購量'部分應(yīng)予退回,但屬買賣慣例,以重量或長度計(jì)算的材料,其超交量在3%(含)以下,由物料管理部門在收料時(shí),在備注欄注明超交數(shù)量,經(jīng)請(qǐng)購部門主管(如科長)同意后,方能收料,并通知采購人員。6.短交處理。交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時(shí),以補(bǔ)足為原則,但經(jīng)請(qǐng)購部門主管(如科長)同意,可免補(bǔ)交,短交如需補(bǔ)足時(shí),物料管理部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。7.急用品收料。緊急材料于廠商交貨時(shí),若物料管理部門尚未收到'請(qǐng)購單'時(shí),收料人員應(yīng)先詢問采購部門,確認(rèn)無誤后,方可依收料作業(yè)辦理。8.材料驗(yàn)收規(guī)范。為利于材料檢驗(yàn)收料的作業(yè),質(zhì)量管理部門應(yīng)就材料重要性及特性等適時(shí)通知使用部門及其他有關(guān)部門,依所需的材料質(zhì)量研訂'材料驗(yàn)收規(guī)范',呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施,以作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。9.材料檢驗(yàn)結(jié)果的處理。(1)檢驗(yàn)合格的材料,檢驗(yàn)人員在外包裝上貼合格檢簽,以示區(qū)別,物料管理人員再將合格品入庫定位。(2)不合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的材料,檢驗(yàn)人員在物品包裝上貼不合格的標(biāo)簽,并于'材料檢驗(yàn)報(bào)告表'上注明不合格原因,經(jīng)主管作出處理對(duì)策并轉(zhuǎn)采購部門處理及通知請(qǐng)購單位,再送回物料管理部門辦理退貨。10.退貨作業(yè)。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí),應(yīng)開立'材料交運(yùn)單'并檢附有關(guān)的'材料檢驗(yàn)報(bào)告表'呈主管簽認(rèn)后,將異常材料出廠。11.實(shí)施與修正。本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施,修訂時(shí)亦同。
