顧問物業(yè)管理處資產(chǎn)管理制度
顧問項目管理處資產(chǎn)管理制度
1、目的:
為了加強資產(chǎn)管理,監(jiān)督并促進資產(chǎn)的妥善保管、合理使用,不斷提高資產(chǎn)的利用率和完好率,根據(jù)公司實際情況制定本制度。
2、適用范圍:
****管理處。
3、職責:
綜合管理部負責管理處資產(chǎn)整體管理工作,各部門負責部門資產(chǎn)管理。
4、方法和過程控制:
4.1 固定資產(chǎn)、低值易耗品的劃分標準及管理范圍。
4.1.1固定資產(chǎn):凡滿足下列條件之一的資產(chǎn)均納入固定資產(chǎn)管理范疇內。
4.1.1.1直接服務于企業(yè)經(jīng)營,單位價值在1000元以上,使用期限超過一年以上的。
4.1.1.2非經(jīng)營用,單位價值在2000元以上,使用期限超過二年以上的。
4.1.2低值易耗品
4.1.2.1單位價值在100元以上的各種物品,不能列入固定資產(chǎn)核算范圍,但屬于一次領用,多次消耗,建立備查薄,納入本辦法的管理范圍。
4.1.2.2單位價值在100元以下的各類辦公用品及耗材,此類物品一次性領用,一次性攤銷,直接計入期間費用,不在本辦法的管理范圍之列。
4.1.3本辦法管理范圍之內的物品以下統(tǒng)稱資產(chǎn)。
4.2管理原則
4.2.1對資產(chǎn)實行歸口管理,即財務部負責資產(chǎn)的金額核算和控制。綜合管理部對實物進行分級管理,即綜合管理部負責全公司資產(chǎn)的統(tǒng)一協(xié)調及各部門的資產(chǎn)管理,具體辦理資產(chǎn)的購置、領用、轉讓、維修、報廢、使用等手續(xù)。各部門負責人應及時將資產(chǎn)變更情況報于綜合管理部備案,綜合管理部按月出具部門調整情況報財務部,做到帳實相符。
4.2.2建立誰使用誰負責、誰丟失誰賠償?shù)呢熑问褂弥贫?做到資產(chǎn)有人管、損壞有人賠。部門負責人對本部門領用的資產(chǎn)負責,責任人發(fā)生變更,必須辦理資產(chǎn)交接手續(xù)。所有資產(chǎn)未經(jīng)公司批準一律不允許外借。
4.2.3公司資產(chǎn)細類:公司資產(chǎn)共分為以下細類:
4.2.3.1電腦設備類;
4.2.3.2家私類;
4.2.3.3機械、工具、設備類;
4.2.3.4通訊設備類;
4.2.3.5保安消防器械類;
4.2.3.6電子、電器類;
4.2.3.7其它類。
4.2.3.8資產(chǎn)在分類記帳時按照從1-7的順序,能進入上一級類別的不進入下一級類別。
4.3管理細則
4.3.1編號
由財務部、綜合管理部根據(jù)各部門具體情況對納入本辦法管理范圍內的物品按財產(chǎn)類別和使用部門進行詳細分類和對應編號,統(tǒng)一造冊。
4.3.1.1固定資產(chǎn)編號采用四段碼格式
即:部門--資產(chǎn)類別--資產(chǎn)名稱--順序號,以各段碼的首位拼音為簡碼,如:z--g--電腦---01
表示為綜合管理部(z)固定資產(chǎn)(g)編號為01的電腦。
4.3.1.2低值易耗品編號采用四段碼格式
即:部門名--資產(chǎn)類別--資產(chǎn)名稱--順序號
如:z--d--辦公桌--02
表示為綜合管理部低值易耗品編號為02的辦公桌
4.3.2采購
4.3.2.1使用部門填寫《申購單》,由綜合管理部進行核查(若有同類資產(chǎn)閑置或配置過量,有權統(tǒng)一調配,防止重復購置,造成資源浪費)。
4.3.2.2如需采購,則由經(jīng)理審核后轉綜合管理部在兩天內完成詢價,并將三家報價單、物資請購單及報批文件交財務、經(jīng)理審核。
4.3.2.3 經(jīng)經(jīng)理審核之后如需采購的采購單報公司副總審批,采購預計金額小于5000元的經(jīng)公司副總審批即可,大于(或等于)5000元的申購單,除需經(jīng)副總審批外還需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。
4.3.2.4 綜合管理部憑管理處(公司)批復的《申購單》及'報批文件'實施購置。
4.3.3入庫
4.3.2.1實物到位后,綜合管理部倉庫管理員四小時內辦理相應的資產(chǎn)驗收手續(xù)。如驗收不合格,則返回采購,如合格辦理入庫,填寫一式三聯(lián)《入庫單》,(采購員、財務部、倉庫各一聯(lián)),并建立明細帳存檔備查。
4.3.2.2有關技術方面的鑒定由管理處確定的專業(yè)人員進行驗收,并出具驗收報告。申請付款時,必須將發(fā)票、驗收報告、入庫單備齊粘貼,做好付款憑據(jù)。
4.3.2.3財務部應按規(guī)定設立固定資產(chǎn)、低值易耗品明細分類帳,依據(jù)發(fā)票、入庫單及驗收報告等確定其入帳價值。
4.3.2.4制卡片:每一資產(chǎn)設立'資產(chǎn)卡片',由綜合管理部倉庫管理員負責在24小時內完成資產(chǎn)卡片的制作,辦法管理范圍內的物品均須實物到人,每一卡片指定一名責任人,注明資產(chǎn)編號、名稱、使用部門、責任人。
4.3.2.5變更:責任人變更時由綜合管理部負責更換卡片。
4.3.4領用(資產(chǎn)轉移)
4.3.4.1 使用部門填寫《領用單》,經(jīng)部門主管、管理處經(jīng)理審批后,由財務部會計在4小時內登記資產(chǎn)轉移,開具《資產(chǎn)轉移單》,完成資產(chǎn)轉移手續(xù)。
4.3.4.2責任人填寫《資產(chǎn)使用(保管)責任書》對資產(chǎn)的正常使用及完好性等負一切相關責任。
4.3.4.3綜合管理部倉庫管理員開具一式三聯(lián)《出庫單》(倉庫、領用人、財務各一聯(lián)),并及時變更登記各部門資產(chǎn)新增、轉移等。
4.3.4.4倉庫:按物品類別記錄資產(chǎn)物品的出入庫情況,并負責月底會計資產(chǎn)帳目同倉庫明細帳核對工作。
4.3.5維修、報廢及處置
4.3.5.1資產(chǎn)的維修、報廢,由使用人報部門主管、綜合管理部,由綜合管理部在8小時內根據(jù)損壞情況,做不同處理,小修理應由內部專職人員自行維修;需外修的,填寫《申請報修/報廢單》寫明維修數(shù)量、設備狀況、維修費用等,報財務、管理處經(jīng)理在4小時內審核后,根據(jù)不同情況報公司批復,維修、報廢金額小于5000元的須經(jīng)公司副總審批,大于(或等于)5000元的,除經(jīng)公司副總審批外還須經(jīng)公司總經(jīng)理審批;屬人為造成的損壞,按損壞程度由責任人賠償。
4.3.5.2資產(chǎn)的維修(如電腦、對講機、車輛等),須建立維修檔案,按資產(chǎn)編號詳細記錄該資產(chǎn)的維修情況。綜合管理部倉庫管理員負責管理處的維修記錄。
4.3.5.3 資產(chǎn)處置:由于管理處經(jīng)營調整,對部分閑置不用或配置過量的資產(chǎn)要及時收回,可由各部門在綜合管理部領取《物品返還表》,經(jīng)綜合管理部經(jīng)理簽批后,退回倉庫
,注銷原使用部門和責任人,由綜合管理部調配給申購其它部門,以保證資產(chǎn)的充分利用及避免浪費;無法收回且難存放的資產(chǎn),可由使用部門提出處理意見,報管理處經(jīng)理、財務部及公司批復后,按市場現(xiàn)行價售賣,減少閑置占有資金及庫房占用。
4.3.6盤點:各部門及倉庫建立資產(chǎn)月度盤點制度,在每月25日進行盤點,30日前出具盤點表,綜合部主管及財務部會計在各部門完成盤點后于24小時內完成資產(chǎn)復盤,并且出具盤點報告交管理處經(jīng)理,對重要資產(chǎn)進行不定期抽查,在資產(chǎn)盤點中如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)丟失或無故損毀,要查明原因和責任人員,并及時提報處理意見。
4.3.7實物負責人變更、移交
4.3.7.1部門內部資產(chǎn)調整,由本部門主管監(jiān)交實際使用人之間的資產(chǎn)交接手續(xù),并報倉庫管理員。
4.3.7.2部門之間、職能部門與公司之間資產(chǎn)發(fā)生調整時,由綜合管理部負責監(jiān)交,并將調整結果備案。
4.3.7.3實物負責人調離本崗位,必須由綜合管理部負責監(jiān)交,并據(jù)此登記資產(chǎn)轉移事項。
4.3.7.4離職移交:離職人員所使用的資產(chǎn)必須辦理移交,由綜合管理部、部門負責人監(jiān)督,財務部方可結算工資,否則造成損失要追究部門負責人和當事人的責任。
4.3.8合理調配
4.3.8.1資產(chǎn)調配:綜合管理部根據(jù)各部門的申請?zhí)岢龊侠碚{配意見,由綜合管理部填寫一式四聯(lián)《資產(chǎn)調撥單》(綜合管理部一聯(lián),財務部一聯(lián),調入、調出部門各一聯(lián)),相關人員簽字,辦理實物責任轉移手續(xù)。固定資產(chǎn)須經(jīng)管理處經(jīng)理批準;低值易耗品經(jīng)部門主管、綜合管理部主管批準后辦理。調動(指部門與部門之間),必須重新調整辦公設施,須在綜合管理部辦理有關手續(xù)。
4.3.8.2人員增加需要增配辦公設備時,由使用部門與綜合管理部聯(lián)系解決,根據(jù)需要給予申購、調配、增補,不允許私自挪用。
4.3.9資產(chǎn)受贈:資產(chǎn)因其他公司撥入、贈與而取得應填寫價格,如原價無法查得或無原價者,由綜合管理部會同財務部等相關部門予以估價,重置入帳。
4.3.10跟蹤管理
4.3.10.1綜合管理部應保證資產(chǎn)的及時、經(jīng)濟購置、調配,加強資產(chǎn)的日常管理、監(jiān)控,對資產(chǎn)在使用當中發(fā)生的不正當使用行為要及時進行制止,對使用部門在屢次勸告無效的情況下,根據(jù)情節(jié)輕重報公司處理。
4.3.10.2分析資產(chǎn)的使用、維修等情況,使資產(chǎn)使用合理、配置有效;
4.3.10.3實物負責人將資產(chǎn)在使用中發(fā)生的問題,及時反饋給倉庫管理員,并針對資產(chǎn)的實際使用情況,提出合理化建議。
4.3.10.4財務部門應加強核算、分析,定期出具資產(chǎn)財務分析報告,以利公司相關決策需要。
4.3.11建立賠償制度:資產(chǎn)發(fā)生損壞、短少時,若因人為造成(由綜合管理部、財務部、相關部門共同進行責任鑒定),實物負責人需按市場維修價格或同類商品(同等新舊)的重置價格進行賠償,直至追究法律責任。(各部門主管可根據(jù)本部門的情況,制定符合本部門的資產(chǎn)賠償制度,將賠償落實到實際現(xiàn)責任人)。
4.3.12日常管理流程
4.3.12.1資產(chǎn)日常管理分工表
日常管理分工
綜合管理部
1、保管公共辦公場所和公用財產(chǎn)
2、監(jiān)督財產(chǎn)使用,進行財產(chǎn)調配、維護
3、辦理資產(chǎn)轉移、退庫、交接,填寫資產(chǎn)調撥通知單
4、制作'資產(chǎn)卡片',核對使用部門資產(chǎn)盤點表
5、鑒定資產(chǎn)丟失損毀責任、辦理資產(chǎn)報損申請
6、負責資產(chǎn)變更后的換卡、銷卡工作
財務部1、監(jiān)督資產(chǎn)轉移、交接。
2、鑒定資產(chǎn)丟失損毀責任、辦理資產(chǎn)報損申請
3、組織資產(chǎn)對帳,對帳中發(fā)現(xiàn)的問題提報處理意見
使用部門1、負責資產(chǎn)的安全使用和妥善保管
2、定期檢查、及時反映本部門領用資產(chǎn)狀況
3、認真做好部門內部使用人、責任人的變更登記工作。
5.資產(chǎn)操作表格
1、《物資請購單》
2、《物資采購三家比對明細表》
3、《入庫單》
4、《出庫單》
5、《資產(chǎn)轉移單》
6、《調撥單》
7、《資產(chǎn)盤點表》
8、《物資領用登記表》
9、《物資使用責任書》
10、《資產(chǎn)報修/報廢/處置申請單》
