項目物業管理檔案管理制度7
項目物業管理檔案管理制度(七)
一.物業管理檔案建立與管理規定:
1.項目的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業驗收檔案、圖則、業主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經總物業經理許可,他人不得動用。
3.物業檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續,經確認后方可離任。
6.物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的,需經物業總物業經理書面確認,如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責任人將做適當處分。
9.物業檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的,管理處將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
