建設項目監(jiān)理資料檔案管理制度

建設項目監(jiān)理資料檔案管理制度

建設項目監(jiān)理資料及檔案管理制度

一、監(jiān)理文件的管理

1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理;

2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責權限進行編制、審查和簽發(fā);

3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。

二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理

1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細則由有關人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級文件;'監(jiān)理規(guī)劃'作為公司文件經(jīng)公司批準后,作為ⅰ級文件管理;

2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告:總結、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀要、工程暫停令、嚴懲工期審批、索賠簽證、質量和安全事故報告,由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級文件。

3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級文件。

4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級文件。

5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為ⅴ級文件。

三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類

1、按專業(yè)分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學、給排水、技經(jīng)及綜合等。

2、文件性質分類:

綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的重要報告、總結、月報。對施工組織設計,施工單位的作業(yè)指導書等綜合性施工作業(yè)指導文件進行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;

質量管理:對施工質量、設備質量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關質量控制文件;

進度管理:對開工報告的審核意見,有關開工、停工、復工令的監(jiān)理項目部有關進度控制文件;

投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答復所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關投資控制的文件;

安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監(jiān)督文件;

合同管理:對合同執(zhí)行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。

四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理

1、來自建設單位的工程文件:

建設單位的正式公文,可作為業(yè)主來函(包括上級審批文件)建檔管理;

建設單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:

--建設單位所編制的會議紀要;

--建設單位和第三方所簽訂的合同文件;

--建設單位有關建設項目報建文件;

--建設單位所轉發(fā)的設備文件;

--建設單位所轉發(fā)的設計文件;

--質量監(jiān)督站文件;

--建設單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;

--施工現(xiàn)場建設管理制度。

2、來自設計單位的文件,可按如下分類管理:

初步設計文件及概算書;

主/輔機設備技術規(guī)范書;

施工圖設計文件;

施工圖預算;

設計變更;

設計聯(lián)絡會資料。

3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:

施工依據(jù)文件和技術文件(施工組織設計及作業(yè)指導書);

開工報批文件;

要求變更施工設計或材料代用的文件和聯(lián)系單;

質量保證資料;

要求變更施工進度的文件和聯(lián)系單;

要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;

關于施工質量方面的文件或聯(lián)系單;

關于設備質量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單;

工程調(diào)試文件;

施工質量驗評資料及安裝調(diào)試記錄;

制造廠家的變更、答復、提供資料、方案等;

承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據(jù);

各承包單位的正式來函做專檔管理;

事故處理及不合格項處理;

施工總結及技術總結。

五、文件的傳送

1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負責;

2、監(jiān)理文件發(fā)出前應按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;

3、收入文件應交總監(jiān)批閱,按批閱意見交有關負責人處理;

4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應按報表規(guī)定的審簽權限審批;

5、承包單位的報表審查,按36條規(guī)定的審簽權限分別遞送審查;

6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表

六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批

對施工單位報審表的審批:

1、'工程開工/復工報審表'(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;

2、'施工組織設計(方案)報審表'(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

3、'分包單位資格報審表'(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

4、'工序報驗申請表'(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

5、'工程款支付申請表'(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫'工程款支付證書'由總監(jiān)簽發(fā);

6、'延長工期報審表'(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);

7、'費用索賠申請表'(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫'費用索賠審批表'由總監(jiān)簽發(fā);

8、'工程材料/構配件/設備報審表'(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或專業(yè)監(jiān)理工程師批準;

9、'工程竣工報驗單'(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;

10、'工程變更單'(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準;

11、'監(jiān)理工程師通知單'(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或專業(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);

12、'工程暫停令'(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準。

七、文件編號

1、文件的分類表示:

文件資料歸檔都應按不同類別進行標識。

文件資料的分類標識如圖3-1所示。

2、文件編號

'監(jiān)理現(xiàn)場用表'按如下編號:

*

* -------- 年月---------**

后兩位數(shù)字 流水號(二位以上)

表式

3、文件簽字加蓋印章

在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時,編制人及審核人均應由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。

八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳

監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內(nèi)部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺帳,由監(jiān)理項目部自存,不向外發(fā)送,主要有:

1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記;

2、設計變更工程聯(lián)系單匯總登記表;

3、單位工程形象進度一覽表;

4、施工質量驗評統(tǒng)計表;

5、設備缺陷匯總表;

6、監(jiān)理作業(yè)信息月報;

7、承建單位月進度款支付臺帳。

九、監(jiān)理文件的移交和歸檔

1、監(jiān)理文件的移交

安裝工程結束后,施工文件向建設單位進行移交的同時,監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設單位進行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。

表3-3

序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別

1監(jiān)理規(guī)劃

(含修改內(nèi)容)ⅰ11工程暫停令ⅱ

2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報審及審批資料ⅵ

3設計交底與圖紙會審會議紀要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ

4設計變更資料

(審查單)ⅳ14施工備忘錄

5工程變更資料

(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ

6施工指導文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結算資料ⅱ

7施工測量放線資料

(審查單)ⅳ17

索賠資料簽證單ⅱ

8工程材料/構配件/設備質量檢查及抽查試驗資料ⅳ18施工質量ⅱ

19監(jiān)理月報ⅱ

9隱蔽工程驗收資料

(驗收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結ⅱ

10整改通知單ⅳ21會議紀要ⅱ

2、監(jiān)理文件的歸檔

監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后,應將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。

監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應想本公司歸檔。

監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 工程審批文件

第二卷 工程合同/協(xié)議文件

第三卷 工程報建資料及開工審批文件

第四卷 工程設備招標投標資料

第五卷 工程設計圖紙資料

監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 監(jiān)理合同文件

第二卷 監(jiān)理部質量體系文件

第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度

第四卷 監(jiān)理部來往公文函件

第五卷 監(jiān)理月報/簡報

第六卷 監(jiān)理總結報告

第七卷 監(jiān)理會議紀要

第八卷 監(jiān)理部質量控制過程文件

第九卷 監(jiān)理部進度控制過程文件

第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件

第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件

第十二卷 工程索賠文件

對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:

第一卷 施工組織設計

第二卷 施工作業(yè)指導書

第三卷 安全技術措施文件

第四卷 調(diào)試及試運行文件

第五卷 工程達標驗收文件