第1篇 公司辦公管理規定5
公司辦公管理規定(五)
1、目的:
本公司員工,應忠于職守,遵守本公司辦公紀律,服從各級主管人員的合理指揮,不得陽奉陰違或敷衍塞現,各級主管對員工應親切誘導,諄諄教誨,并監督管理。
2、內容
2.1部門所屬辦公人員上班時間應在指定的辦公區域或辦公臺工作,不打與本人業務無關的事。
2.2員工工作時間內,未經批準不得接見親友,或擅離工作崗位,如確因要事必須會客時經主管以上人員批準同意,原則上得超過20分鐘。
2.3員工對于職務及公事,均應循級而上,不得越級呈報,但緊急或特殊情況不在此限。
2.4本公司員工對外接洽事項,應態度謙和,不得有驕傲滿足及有本公司名譽的行為。
2.5工作時間嚴禁竄崗,高聲喧嘩、吃零食、拉家常、看報刊雜志等。
2.6嚴禁在工作時間內,利用電腦玩電子游戲、上網聊天或發送私人電子郵件等。
2.7按時上下班,嚴格執行考勤制度,中途不擅自脫崗,外出辦事必須辦理外出手續。
2.8上班時間保持儀表整潔,穿工作服,佩帶員工證。
2.9在生產辦公區域內,注重形象儀表,不得穿背心,短褲和拖鞋。
2.10推行5s管理,營造舒適、文明、整潔的辦公環境,嚴禁丟煙蒂、煙灰和紙屑等。
2.11接聽電話應遵守禮儀,響鈴三次后必須提起話筒,并用“你好,××公司”作為接聽電話的專門用語;
2.12節約能源,養成良好的行為習慣,下班做到隨手關燈,鎖好門窗。
2.13對來往賓客應彬彬有禮,維護公司的形象及聲譽。
2.14團結協作,共圖公司與個人的事業發展。
第2篇 物業管理公司辦公用品管理規定6
物業管理公司辦公用品管理規定(六)
1、辦公用品的采購、驗收、保管、發放統一由綜合管理部管理,其中采購與保管工作由兩人分別負責。
2、需要領用辦公用品的部門在每月25日前將計劃用《辦公用品申領單》報至綜合管理部,由綜合管理部審核,執行總經理審批后統一進行采購。
3、綜合管理部購買辦公用品后,必須登記造冊,財務部定期進行賬實核對。
4、領用辦公用品時,綜合管理部做好領用登記手續。
5、員工領用辦公用品后,要妥善使用保管,如非正常原因造成損壞的,要按原價予以賠償。
6、耐用辦公用品(如:訂書機、筆筒、尺子、剪刀、文件架、計算器、水筆、名片本等)每人按需要領取,最多只能領用一套,丟失、損壞自己負責,員工辭職須交還給公司或繳交等值錢款。
7、易耗辦公用品要節約使用,紙張要雙面用完后方可廢棄。用畢到綜合管理部登記領取(如:大頭針、回形針、膠水、透明膠、雙面膠、信簽、筆芯等)。
8、所有員工領用辦公用品應每月統計一次,并由綜合管理部公布領用明細。
9、大宗(特殊)辦公用品的購買,須做好計劃并報公司總經理批準。
10、員工福利用品采購,由綜合管理部負責制定計劃,經公司執行總經理審批后執行。
11、公司員工如因各種原因離開公司的,要到綜合管理部辦理好辦公用品歸還手續后,方可辦理人事手續。
第3篇 某公司辦公事務管理規定
辦公事務管理規定
第一章 辦公秩序管理
第一節 辦公秩序
一、出勤準則
(一)嚴格遵守考勤制度,按時上下班。
(二)嚴格執行考勤打卡制度,不論任何原因,不得代人打卡。
(三)因事請假時,事先要得到主管領導的同意并辦理有關手續。
二、員工證
(一)員工證是百江員工身份標志,應為佩戴它感到自豪和肩負重任。
(二)上班時間,應嚴格按要求佩戴員工證。
(三)員工應妥善保管員工證,遺失應立即辦理補領員工證,費用自理。
三、辦公物品擺放
(一)應保持辦公桌面整潔,桌面不擺放與辦公無關的物品。
(二)文件夾應正確整齊插立于文件架之中,并在夾側用電腦標簽整齊標注所夾內容。
(三)離開辦公室 30 分鐘以上時,須將桌面文件整理,齊放于文件架中,重要文件入柜上鎖,不得散亂于桌面。
(四)簡易文具可收于筆筒之中,取用后立即放回;其余文具則應收入抽屜中。
(五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翹椅,人離開時椅子調正,并推入桌下。
(六)外衣提包手袋置掛于櫥柜內,不得隨意放在辦公桌椅上及地柜上。
(七)飲水機及其它設備、物品在指定地點擺放,不得隨意移動。
四、辦公區守則
(一)工作時間內不在辦公區域內化妝或整理衣飾。
(二)工作時間內不應無故離崗、串崗,不得閑聊、吃早餐、零食及大聲喧嘩,確保辦公環境的安靜有序。
(三)因公外出時,應事先得到主管的同意并在綜合行政部登記;外出后,因情況變化而不能按時趕回公司,要提前通知主管或綜合行政部。
(四)下班離開辦公室時,應將座椅擺放整齊,桌面清理整潔,關閉所有電器及電源。
(五)不在辦公室及公司規定禁煙區吸煙。
(六)不要在公司存放與工作無關的私人物品,未經許可,禁止將公司物品帶回家中。
(七)員工間的工作交流或會客,應在規定的區域內進行(會議室、接待室),注意不要占用過多時間,以免影響工作。
(八)不允許在上班時間利用公司辦公網絡收發私人郵件,嚴禁上網聊天。
第二節 辦公禮儀規范
一、辦公儀表
(一)服飾合身得體,整潔大方,簡潔淡雅。
(二)保持須發整潔,不留怪異發型。
(三)上班時間在辦公場所不應有打哈欠,伸懶腰等萎靡不振的現象。
二、辦公禮儀
(一)同事之間應保持恰當的禮儀,忌用外號或愛稱。
(二)在走廊上遇到上司、同事或訪客時,應主動打招呼。
(三)主管呼喚你的名字時,應立即清晰地回答。
(四)下班時應主動向留在辦公室的同事道別。
(五)不對同事品頭論足。對別人的缺點,應委婉提出建設性的意見。
(六)積極參加公司組織的集體活動。
三、語言規范
(一)上班時間提倡使用普通話進行交流,禁止使用方言。表達力求簡單明了,易于理解。
(二)講話時,要穩重、明快、自然、落落大方。
(三)不講污言穢語,不高聲喧嘩,影響他人工作。
(四)規范用語
1、交往語言:您好,早晨好,早,再見,請問,請您,勞駕您,謝謝,周未愉快。
2、電話語言:您好,請問,謝謝,再見。
3、接待語言:您好,請稍等,我通報一下,請坐,對不起,請登記,我
馬上去聯系,打擾一下,好的,行(切勿說“不”)。
四、電話禮儀
(一)電話鈴響三次前拿起話筒,并立即應答:“您好,百江燃氣”。
(二)若電話中斷,應立即掛上聽筒,等待對方重新打進。
(三)結束通話時,要聽到對方掛機后,再掛斷電話。
(四)通話中若要與他人講話,應向對方致歉,用手捂住聽筒再講話。
(五)電話里請對方等候,繼續通話時一定先說“對不起,讓您久等了”。
(六)若對方要找別人,應手捂聽筒,招呼他人接聽電話。
(七)自己如果不能決策時,應請示上級后再作答復。
(八)電話中聽到重要事情,一定要重復一遍,以確認無疑,然后做好筆錄。
(九)撥錯電話時,應有禮貌地致歉。
(十)接到撥錯的電話時,應客氣地應對。
(十一)使用他人電話時應先征詢他人同意。
(十二)休息日向別人打電話時,需先表示歉意。
五、公關接待禮儀
(一)與客人相遇,要主動相讓;與客人同行,應禮讓客人先行;同乘電梯,讓客人先上、先下。
(二)接待客人時,要面帶微笑,姿勢端正,講究禮貌,用心聆聽,不搶話插話、爭辯,講話聲音適度有分寸,語氣溫和文雅,不大聲喧嘩,聽到意見、批評時不辯解,冷靜對待,及時上報。
(三)遇到客人詢問,做到有問必答,不能說“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的態度待客。
(四)接待來客時,如客人職位比自己高時,不應主動要求行握手之禮。客人要求握手時,應及時應對,并面帶笑容,姿勢端正,用力適度,不能用左手;握手時,左手不得插入口袋里。
(五)拜訪客人時,通常應優先考慮對方,在對方方便時刻,再決定拜訪時間。
(六)約定時間應嚴格遵守,估計會遲到應在約定時間前通知對方。
第三節 工作方法基準
一、公司員工在工作中應始終堅持高標準、嚴要求,全面優質完成本職工作和領導交辦的一切任務。
二、切忌越級報告,架空直接上司。
三、請示、匯報工作,應選擇適當的時間,并帶全材料和筆記本,將請示內容事先列出,并記錄有關指示,臨行前應復述一遍,發現指示或承接的工作在執行上有困難時,應及時直接提出。
四、報告或提建議時,必須掌握準確資料,事先備妥文件說明。如呈緊急提案,須附上時間期限。
五、承辦其他部門主管交辦的事情,須先報告本部門主管。
六、工作中應勇于承擔責任,不推諉。
七、主管交辦的事情,應立刻去做,切勿拖延;工作過程中應主動向主管匯報進展情況。
八、未經許可,不得隨意翻閱不屬于自己的文件。
九、調離本職工作時,應與主管、財務及有關部門辦理交接手續。
十、下級與上級交談,只談公事,不應涉及上級之間的人際關系與公司機密。
十一、嚴禁泄露公司機密,未經同意,不得以公司名義對外發布任何消息。
第四節 罰則
本制度的檢查、監督部門為綜合行政部,違反此規定的員工,除按公司正常考核外將另給予 30 元~100 元的扣薪處理并進行通報批評。
第4篇 物業公司辦公環境管理規定-4
物業公司辦公環境管理規定(4)
為了創造嚴肅、活潑、高效、和諧的現代化辦公環境,提高工作效率,特制定本管理規定:
1、工作人員必須按時上班;
2、工作時間應按公司規定統一著裝,并正確配帶名牌;服裝、儀容必須整潔、得體;
3、在辦公室內坐姿要端正,不允許翹腿或身體歪斜,交頭接耳及大聲喧嘩,聊天;
4、上班時間不允許看報刊雜志及與工作無關的書籍,不準吃零食;不準在辦公室、會議室等公共場所內吸煙、用餐;
5、在辦公室內行走要輕,以免影響他人工作;
6、辦公時間、辦公桌上除茶杯、名牌、日歷外不允許擺放其它物品;
7、離開座位后應及時將椅子歸位,下班后或外出辦事,要清理好自己的桌面,并將椅子歸位后離開,關好電腦方可下班。
8、所有來電,務必在三聲之內接聽,接起電話時須做自我介紹,必要時要做好記錄,通話要點要問清。
9、辦公時間原則上不準打私人電話,家人有急事來電,應從速簡潔結束通話,禁止當著來客打私人電話、談家事或與工作無關的話題。
10、接待任何顧客來訪,應熱情大方,以良好的萬科物業人精神風貌接待顧客的來訪,對無法回答顧客的問題,應及時向有關人員反映。
11、由行政后勤責任人負責定期檢查辦公區域衛生、5s,將檢查結果通報,并與月考核掛鉤,各班組負責人作為辦公區域衛生、5s監督人。
本規定即日起生效,請各位自覺遵守執行。
第5篇 物業公司辦公用品設備使用管理規定
物業公司辦公用品設備使用管理規定
一、辦公物品分辦公設備和辦公用品兩大類。辦公設備包括復印機、傳真機、照相機、碎紙機、電話、辦公桌椅、保險柜、文件柜、電腦、掃描儀及打印機等。辦公用品包括紙、筆、筆記本、各種表格、計算器、直尺、文件夾、文件筐等。
二、辦公設備由財務登記固定資產,各部門建立明細帳并報行政人事部備查。所有辦公設備的責任人為該設備所在部門的部門主管。如該部門主管工作調動時,應及時填寫設備清單移交給接任者簽收,財務監督。
三、各部門要愛護公共財產,如有遺失或損壞,則根據實際情況,由該部門主管或使用人負責折價賠償。
四、各部門應在每月末將下月辦公用品的采購計劃報行政人事部,并指定一人負責辦公用品的領取發放和文件資料的復印。凡領用價值達100元以上的文具,必須登記個人卡片,辭工或被辭退時要交還文具,如有損壞照價賠償。
五、辦公用品領用本著節約的原則。行政人事部按季度將各部門領用辦公用品和文件資料復印情況報送財務,以便財務核算。
六、本公司電話、傳真及復印機,主要是作為與外界溝通方便開展工作,為業主服務,不提倡員工在公司打私人電話、擅自使用傳真機、復印機。
七、使用辦公電話要做到文明禮貌、簡潔、明確,需處理的事務必須做好記錄,并及時轉告有關人員處理。
八、傳真機、復印機由專人保管使用,不得擅自使用;因工作需要時,必須由辦公(部門負責人)批準后,方可使用。
九、不經許申請、擅自使用長途電話、傳真、復印機,公司可根據實際情況在工資中扣除相應電話、傳真、復印機的損耗、紙張費。
第6篇 v公司辦公用品管理規定
為加強辦公用品使用的管理,節約開支、避免浪費,特制定本管理規定。一、辦公用品分類:
1、常用品:圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。
2、控制品:名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議紀錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(油)、量具、刀具、軟盤、刻錄盤。
3、特批品(不列入辦公用品費用考核):印刷品(各類宣傳單、各類表格、文件頭等),財務帳本、憑證,蘋果機彩色墨盒及打印紙,u盤等。
二、辦公用品使用對象:各公司主管以上管理人員、職能和業務部門員工,具體由各公司核定。
三、申購和采購:辦公用品常用品由人事行政部門根據消耗情況進行申購備領,控制品和特批品由使用部門(人)提出申購,控制品經各公司總經理批準,特批品經董事長批準;批準后的《申購單》交采購中心執行購買。未填寫《申購單》及未經領導批準擅自購買的不予報銷。
四、管理和發放:
1、辦公用品由人事行政部門統一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標準向使用人發放。
2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續,保管人根據采購價格核定物品單價,計入領用部門(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門應指定專人領取辦公用品。
五、各部門費用核定及有關規定:
1、各公司各部門應按總部核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發放辦公用品,確因工作需要超標領用的,應經分管領導同意。
2、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據人員變動情況進行調整。
3、各部門因特殊情況需增加費用的,應以書面形式報批,經分管領導審核后,由總經理特批,并報請總部增加該項費用。
4、辦公用品使用實行月統計年結算,截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表,財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節約費用計入下年度使用。
5、各公司可根據總部下達的辦公用品定額自主確定各部門及各使用人的辦公用品使用標準。
六、其它規定:
1、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。
2、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時,應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償,否則不予辦理有關手續。
3、辦公設備的耗材及維修費用。
(1)電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材及維修費用,總部另定定額標準。屬多個公司共用的,按集團總部規定的標準進行分攤;屬各部門或個人保管使用的,計入所在公司定額費用。
(2)耗材包括:打印、復印紙,激光打印機碳粉、硒鼓,針式打印機色帶,噴墨打印機墨盒(水),復印機碳粉,傳真紙,鼠標,鍵盤等;其申購由設備使用部門(人)負責,并經總經理批準,屬多個公司共用的,由指定管理公司的人事行政部門負責申購。
(3)辦公設備的報修參照耗材申購程序辦理。
七、本規定自下發之日起執行。
第7篇 物業管理公司辦公室管理規定3
物業管理公司辦公室管理規定(三)
1、員工應嚴格執行公司考勤制度,上午須提前十五分鐘到崗,及時清潔辦公環境應保持辦公室整潔,不在室內放置雜物,辦公桌上的物品應擺放有序;
2、辦公室內嚴禁吸煙(接待客戶除外)、食用食物;
3、辦公室墻壁上不準亂貼、亂掛;
4、中午休息時,不得橫臥在椅子或桌子上;
5、辦公室內禁止閑聊和大聲喧嘩;
6、嚴禁用電腦玩游戲、聊天或做與工作無關的事;
7、不得隨地吐痰、扔垃圾,保持辦公場所清潔;
8、員工不得使用公司一次性紙杯;
9、下班或因事離開辦公室時,應人走燈熄,關好門窗、電腦、空調、飲水機,并將座椅貼靠辦公桌面放好;
10、白天辦公室正常情況下不要開燈;室內溫度在15-30度時,嚴禁使用空調,空調在使用過程中,制冷應控制在26度以上,制熱應控制在22度以下。
第8篇 置業公司辦公用品管理規定
置業公司辦公用品管理規定
一、管理范圍
(一)本規范所指'用品'是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品:
1、消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設備,主要包括:車輛、辦公桌、椅、沙發、茶幾、文件柜、書柜(架)、電腦及配置、調制解調器、功放機、音響設備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、照相機、采訪機、復印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、傳呼機、飲水機、打卡機、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時鐘等。
2、非消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品,主要包括:書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財務用品、工程用品、設計用品、學習用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動用品、餐飲用品、清潔用品等。
(二)本規范所指'管理'是指:對上述辦公用品的預算、審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、
領用、臺帳、統計、報表、借調、保修、維護、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。
二、管理原則
(一)歸口負責,統一管理:公司所有辦公用品由總經辦統一負責預算、購買、配置、發放和管理。
(二)預算統計,規范表單:各領導、部門應在每月20日前將次月所需辦公用品報總經辦,由總經辦統計品種、數量,編制預算并報批。月底需進行購、發、存盤點統計。管理中的臺帳和統計均使用公司統一制作的表單。
(三)一人一表,配額領用:辦公用品的配發、領用登記實行一人一表。由總經辦負責配發及領用手續的辦理,按實數填寫有關登記表,離職時清退。根據員工所在部門、崗位的不同,公司確定所領用辦公用品的種類、數量和金額定額。
(四)節約使用,誰用誰責:公司員工應節約使用辦公用品,凡超過配領定額的領用,原則上應經總經辦主任同意。辦公用品一經配發領用,領用人即對所領辦公用品負有保管維護的責任,不得遺失和損壞。
三、管理程序
公司辦公用品按下述程序進行管理: 預算申報-審核審批-領款采購-驗收入庫-編號登記-配發領用-使用管理-統計報表。
(一)預算申報:每月底由行政人事部行政助理根據上月盤點和本月申請預計,填制'辦公用品購置預算明細表'和上月預算執行情況統計表。
(二)審核審批:對上表由總經辦主任初審后報財務經理審核、再報總經理審批。
(三)領款采購:購置預算審批后,憑此填寫借款單并再由行政人事部統一負責采購。
(四)驗收入庫:購置的辦公用品,應有行政人事部驗收人員核查驗收后,方能入庫。購買經辦人不
能驗收。
(五)編號登記:對公司購置的消耗性辦公用品均須進行統一分類、編號,并同時對其隨配鑰匙進行統一編號。編號后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。
(六)配發領用:凡配發、領用的辦公用品 ,均需由總經辦填寫'辦公用品配發領用登記表',
并由使用、領用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的領用,按《費用管理規定》中'配領定額'執行。
(七)使用管理:
1、屬個人使用的辦公用品(包括個人辦公桌/椅/柜/機等的相關鑰匙),由使用人負責管理。
2、非消耗性辦公用品如有損壞遺失,總經辦可要求領用人予以適當賠償;已經損壞嚴重、不能再使用的,必須交回總經辦,由集團綜合管理部匯同總經辦共同核實后作出報損處理意見,不允許使用人私自遺棄。
3、員工離職、離崗時,應將所配領辦公用品(包括鑰匙)交回總經辦并辦理交接手續。
4、公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負責人管理,如有遺失或損壞,應及時通知總經辦,以便清查、修理、備案。
(八)統計報表:每月末總經辦應對庫存辦公用品進行盤點,對當月辦公用品購置、配領、庫存情況進行統
計分析,并填制相關表單和統計表。
第9篇 某某公司辦公用品管理規定
某公司辦公用品管理規定
第一條 為使辦公文具用品管理合理化,滿足工作需求又節省費用,特制定本規定。
第二條 本規定將辦公文具分為消耗品、管制消耗品及管制品三類,分列如下:
消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、回形針、橡皮筋、橡皮擦、筆記本、復寫紙、復印紙、便條 紙、信紙、夾子、印油、圓珠筆、釘書針、水筆芯、報銷單、出差申請單等表格。
管制消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、墨盒、色帶、刻錄盤、文件夾、檔案袋等。
管制品:剪刀、美工刀、釘書機、削筆刀、鋼筆、水筆殼、計算器、米尺、印泥、印臺、文件框、筆筒、移動存儲硬盤、軟盤、u盤、電腦硬件等。
第三條 文具用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系應由個人使用保管的用品,如鉛筆、膠水、橡皮、米尺等。“部門領用”系本單位共同使用的用品,如釘書器、計算器、u盤、移動硬盤等。
第四條 消耗品可依據年領用量,經驗估算等設定領用限制基數,并可隨部門或人員工作性質的改變適時調整。
第五條 管制消耗品應限定人員使用,自第二次發放起,必須以舊換新。
第六條 管制品應由各使用單位造冊登記,建立保管人和移交手續,如有損壞,可以舊品換新品,如遺失應由責任人或部門自購賠償。
第七條 每月20――25日由各部門提出“辦公用品申購單”標明用途、使用時間,交辦公室統一采購,每月1日由人資行政部發放。如遇緊急情況或臨時性采購物品數額、金額大,可由各部門直接呈報總經理審批。
第八條 由辦公室人資行政部為每部門設立“辦公用品領用表”,統一裝訂成冊,于領用時分別登記,以控制辦公用品消耗。
第九條 辦公用品系為公務活動提供,嚴禁帶回家私用。
第十條 辦公用品由辦公室人資行政部采購。有采購不易或耗用量大者,可酌予庫存。特殊用具經辦公室人資行政部同意,可由使用部門自行采購。
第十一條 新進人員到職時由各部門向辦公室人資行政部提出辦公用品申請表申領,并簽名。人員離職時,應將辦公用具上繳辦公室人資行政部,如有丟失照價賠償。
第十二條 印刷品由應用部門領用后,其保管均由應用部門承擔。
辦公物品的購買
辦公物品的申請、分發信用及報廢處理
辦公物品的保管
第一條 為了統一限量,控制用品規格以及節約經費開支,所有辦公用品的購買,都應由人資行政部統一負責。
第二條 根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向人資行政部部長報告,確定訂購數量。如果辦公印刷制品需要調整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發生變化,也一并向人資行政部部長提出。
調整印刷制品格式,必須由作業部門以文書形式提出正式申請,經企劃部門(品牌事業部部長)審核確定大致的規格、紙張質地與數量,然后到專門商店采購,選購價格合適、格式相近的印刷制品。
第三條 在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店購買或者訂購的方式。
第四條 在名部門申請的辦公用品中,如果包含有需要訂購的辦公用品則申請部門還必須另填一份訂購單,經人資行政部確認后,直接向有關商店訂購。
人資行政部,必須依據訂購單,填寫“訂購進度控制卡”,卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及向哪個商店訂購等。
第五條 所訂購辦公用品送到后,按送貨單位進行驗收,核對品種、規格、數量與質量,確保沒有問題后,在送貨單上加蓋印章,表示收到。然后,在訂購進度控制卡上做好登記,寫明到貨日期、數量等。
第七條 收到辦公用品后,對照訂貨單與訂購進度控制卡,做支付傳票,經主管簽字蓋章,作好登記,轉交財務部負責支付或結算。
第八條 辦公用品原則上由人資行政部統一采購、分發給各個部門。如有特殊情況允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下就近采購。在這種情況下,人資行政部有權進行審核,并且把審核結果連同申請書一起交付監督檢查部門(暫未有)保存,以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據。
辦公物品的申請、分發信用及報廢處理
第九條 各部門的申請書必須一式兩份,一份用于分發辦公用品,另一份用于分發信用用品臺賬登記。在申請書上要定明所要物品、數量與單價金額。
第十條
1、接到各部門的申請書(兩份)之后,有關人員要進行核對,并在申請受理冊上做好登記,寫上申請日期、申請部門、用品規格與名稱以及數量,然后再填寫一份用品分發傳票給人資行政部。
2、發送到進行核對后,把申請的全部用品備齊,分發給各部門。
3、用品分發后做好登記,寫明分發日期、品名與數量等。一份申請書連同用品發出通知書,轉交人資行政部記賬存檔;另一份作為用品分發通知,連同分發物品一起返回各部門。
第十一條 對決定報廢的辦公用品,要做好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格數量及報廢處理的其他有關事項。
辦公物品的保管
第十二條 所有入庫辦公用品,都必須一一填寫臺賬(卡片)。
第十三條 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經常整理與清掃,必要時要采取防蟲等保全措施。
第十四條 辦公用品倉庫一年盤點兩次(6月與12月)。盤點工作由人資行政部部長負責。盤點要求做到賬物一致,如果不一致,必須查找原因,然后調整臺賬,使兩者一致。
第十五條 印刷制品與各種用紙的管理依照盤存的臺賬為基準,對領用的數量隨時進行記錄并進行加減,計算出余量。一旦一批消耗品用完,立即寫報告遞交人資行政部部長。
第十六條 必須對耗材用量大各部門所擁有的辦公日用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調查。調查方式是,每月5日對前一月領用量、使用量以及余量(未用量)做出統計,向上報告。人資行政部部長對報告進行核對,檢查各部門統計的數據是否與倉庫的各部門領用臺賬中的記錄保持一致,最后把報告分部門進行編輯保存。
對辦公物品使用的監督與調查
第十七條 對各部門進行監督調查的內容包括:
1、核對用品領用傳票與用品臺賬。
2、核對用品申請書與實際使用情況。
3、核對用品領用臺賬與實際用品臺賬。
第十八條
1、核對收支傳票與用品實物臺賬。
2、核對支付傳票與送貨單據。
本管理規定解釋權歸辦公室人資行政部。
本管理規定自頒布之日(20**-*-*)起實施。
第10篇 物業管理公司辦公室值班管理規定-12
物業管理公司辦公室值班管理規定12
為了配合公司“高尚物業,精致管理”的主題,給業主提供更為優質便捷的服務,真正方便業主生活,特制定辦公室值班管理規定,希望大家共同遵守。
1、每月月底由客戶服務主辦編制下月客服中心值班安排表,交經理確認。
2、值班時間:周一至周五18:10-20:00 ,周六、日9:00-18:00。
3、值班人員必須嚴格按照值班時間上班,中途不得擅自離崗。
2、值班人員一律著工作服上班、戴好工牌。
3、個人原因調班的處理:周一至周五因個人原因不能值班的,值班人需另找其他人代(換)班并知會客戶服務主辦。
4、生病或公休調班的處理:周一至周五期間,第二天的值班人員自動前調,下面的依次前調,直到生病或公休人員上班后再恢復正常。周六周日期間則由當天值班人一人值班,不需要前調,特殊情況由部門經理指定人員代值。
5、值班人員按值班規定時間到崗后,到消防中心領用客戶服務中心前臺抽屜鑰匙。
6、值班人員主要工作:接受相關咨詢、記錄返修問題及清潔技術家政服務(接單后需立即安排處理)、接待來訪人員、處理緊急事件及突發事件,對未能及時處理事件要做好客戶解釋工作及事項記錄工作。
7、值班人員對所接單處理的事項,需填寫在值班記錄本上,并標明處理的狀態,未處理完成事項在第二天需知會相關人員及時處理。
8、不得用辦公室的電話打與工作無關的電話,打電話時需長話短說,不能煲電話粥。
9、不能用辦公室的電腦上與工作無關的網站,更不能上色情網站,不能在電腦上刪除任何非自己的文件。
10、值班人員下班時,需要關閉空調、關燈,節約用電,并把電話接轉到消防控制中心。
第11篇 房地產集團公司辦公區域環境管理規定
房地產集團有限公司辦公區域環境管理規定
第一章 總則
第一條為規范*城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)辦公區域的環境管理,保持環境的整潔、清新、怡人,維護良好的企業形象,根據公司的現狀和發展要求,特制定本規定。
第二條本規定中的環境管理,是指公司辦公區域的清潔和*化管理。
第三條綜合管理部為公司辦公區域環境管理的歸口管理部門。
第四條本規定適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。
第二章環境管理的范圍和要求
第五條環境管理的范圍:
(一)清潔管理的范圍:包括辦公室、會議室、洗手間、走廊、樓道等部位及各類辦公設施設備。
(二)*化管理的范圍:包括董事長、常務副董事長、總經理辦公室、會議室、會客室、各部門辦公室、入口處,走廊及其他需要進行*化布置的地方。
第六條 環境管理的要求:
1.清潔人員應在員工上班前和下班后做好日常保潔工作;
2.地面(地毯)保持整潔,無污跡;
3.天花板、墻面、墻角保持無灰塵,無蛛網;
4.會議室保持整齊、潔凈,茶具充足,并及時清洗、消毒,做到無污漬;
5.洗手間保持空氣清新,無異味,場地整潔,衛生用品齊全,不斷檔;
6.門窗、走廊、樓梯、踢腳線、空調送風口等部位保持無灰塵、無污跡;
7.窗簾、垃圾筒、燈具、電源開頭及插座等設施保持無破損、無塵垢;
8.辦公設施設備擺放整齊,無灰塵、無污跡;
9.各辦公室的茶具按時清倒,無遺漏;
10.*化植物無灰塵,花盆內無茶葉、煙蒂等雜物。
11.辦公垃圾和洗手間垃圾及時收集,做到無積壓。
(二)*化管理的要求:
1.觀花、觀果、觀葉植物相結合;
2.高、中、低檔植物相結合;
3.大、中、小型植物相結合;
4.常青類與季節類植物相結合;
5.根據工作需要和區域要求進行布置;
6.*化植物無灰塵、無異味、無蟲害、無枯敗葉,修剪美觀;
7.費用適當。
第七條*化管理可根據實際需要采用自管型或租擺型的方式:
(一)自管型*化管理需自行采購*化植物及相關用品,并對*化植物進行日常養護和定期更換。
(二)租擺型*化管理則聘請*化公司進行*化布置、養護和更換。綜合管理部應對*化租擺合同的履行進行監督,確保租擺植物的品種、數量、質量、養護、更換周期符合合同的要求。
第三章環境管理用品的管理
第八條環境管理用品的范圍:
(一)清潔用品:包括吸塵器、洗潔精、除蟲劑、抹布、掃帚、畚箕、拖把、水桶、梯子及其他用品。
(二)*化用品(自管型):包括*化植物、化肥、農藥、剪刀及其他用品。
第九條環境管理用品的采購
綜合管理部后勤管理人員根據需要和庫存,編制環境管理用品的采購計劃,由 綜合管理部經理簽署意見,經分管副總經理審核,報總經理審批后實施。采購時應對市場上清潔*化用品的品牌、質量、價格進行調查,力求價廉物美。
第十條 環境管理用品的保管:
綜合管理部對所采購的用品進行驗收、登記和入庫(*化植物即擺放于辦公區域)。
第十一條環境管理用品的領用:
清潔人員應本著合理、節約的原則,根據工作需要填寫領用單,經后勤管理人員審核,綜合管理部經理審批后領取。
第四章管理職責
第十二條后勤管理人員的環境管理職責:
(一)管理清潔人員;
(二)經常檢查環境衛生和*化植物;
(三)制訂環境管理用品的采購計劃;
(四)洽談*化租擺合同及監督合同的實施。
第十三條清潔人員職責:
(一)對辦公場地、會議室、洗手間和樓道等辦公區域進行保潔;
(二)更換洗手間衛生用品;
(三)清潔辦公設施設備,清洗、消毒茶具;
(四)養護、清潔和更換*化植物(對租擺植物則進行檢查記錄);
(五)收集、傾倒垃圾。
第十四條各部門員工應協助做好環境管理工作,自覺保持辦公場地清潔,愛護*化植物,主動進行節日衛生大掃除。
第十五條綜合管理部每周對清潔工作進行1次檢查,每季度對*化布置進行1次調整,發現問題及時整改。
第五章附則
第十六條本規定由綜合管理部負責解釋和修訂。
第十七條本規定自印發之日起施行。
第12篇 物業公司辦公室空調使用管理規定
物業公司關于辦公室空調使用管理規定
1、目的
為給員工提供一個良好的工作環境,在提倡開源節源的意識下,加強對空調地有效管理,確保空調的安全運行。
2、管理要求
2.1空調使用實行專人負責制。由各部門主要負責人指定空調使用責任人,對空調的使用進行監督。責任人負責對空調的使用時間、管理處空調的正確使用、避免人為損壞、以保證空調能發揮其應有作用, 空調遙控器應由指定責任人保管
2.2為了做到節能降耗,特作此下規定:
2.2.1空調開啟的時間為上午:9:00-12:00下午:14:30-18:00,其余時間(夜晚、陰雨天等)不得開啟空調。
2.2.2夏季當室溫達到34攝氏度以上方可開啟空調,但空調設置溫度不能低于26攝氏度。
2.2.3冬季室溫低于10攝氏度時方能使用熱電器或分體空調;室內溫度低于5攝氏度以下方可使用柜式空調,但空調的設置溫度不得高于16攝氏度,如發現有違反規定的,一律按公司規定處理。
2.3全體員工必須增強節約用電、安全用電意識。禁止在辦公室同時使用電熱器、空調取暖。
2.4 為確保監控室設備能良好的散熱,冬季監控室禁止使用空調取暖,只能采用電熱器取暖
2.5 為確保空調受非正常損壞,除空調過濾網定期清洗外,其他時候任何人未經許可不得隨意在空調線路上亂接線、不得讓員工朋友和外來人員隨意開啟空調。
2.6、當負責人調離本崗位時,遙控器應進行交接。如有遺失由負責人賠償。
zz物業管理有限公司
第13篇 集團總公司辦公區管理規定-范本
集團總公司辦公區管理規定范本
第一條為加強辦公區的管理,創造文明的辦公環境,維護正常的辦公秩序,樹立良好的企業形象,提高辦公效率,有利于公司各項工作的開展,特制定本規定。
第二條公司職工應嚴格遵守作息制度(管理部門職工上下班須打卡)。上班時間:8.30;下班時間:17:00午午休時間:11:30一13:00。班車發車時間:17:15。
第三條上班打卡后不得外出吃早點或辦私事。
第四條午休后應準時于13.00上班。
第五條不得將與工作無關的物品帶入公司。
第六條班車按規定路線、停車地點和時間運行,乘車職工不得隨意提出變更要求。乘車時應注意維護車內衛生,不得在車上吸煙、飲食、嚼口香糖。
第七條各類車輛要服從保安人員指揮,按指定車位停放。自行車要停放到指定位置,不得亂放。
第八條公司職工上班時須衣著整潔、得體。除午休時間外,男士一律著西裝、系領帶。女士不得穿著牛仔服裝、過于艷麗花哨或過于暴露的服裝;不得穿著運動服裝、t恤衫;不得只穿毛衣不著外套;不得穿軍靴、露出腳趾及后跟的涼鞋及其他不適宜的裝束。男女職工不準穿著與工作環境不相符、不協調的服裝和配戴不協調的飾物上班。
第九條辦公時間不得因私會客;午休時間不得在辦公區內搞文體娛樂活動;因私打電話必須簡短。
第十條辦公區手機、尋呼機均應關閉,或設定在靜音狀態。
第十一條辦公區嚴禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天;不得使用不文明語言。
第十二條辦公區及公共區域應保持環境整潔,辦公用品擺放整齊,不得用餐、吃零食或嚼口香糖;不得擺放鞋、雨傘及其他私人雜物;嚴禁隨地吐痰。
第十三條公司辦公區域、公用區域、樓前廣場及機動車內嚴禁吸煙。
第十四條按規定時間到食堂用餐,不得飲酒。午餐時間:11:30一13:00。
第十五條下班或辦公室無人時,須關閉所有電器,公文、印章、票據及貴重物品、現金等須鎖人保險柜或抽屜內,關窗、鎖門后方可離開。
第十六條遵守保密紀律,保存好各種文件及技術資料,不得泄露公司機密。
第十七條各樓層談判間、會議室及大會議廳由辦公室統一管理安排。
第十八條墻壁不得亂刻亂畫、加釘。自己打開水時嚴禁亂潑亂倒,剩茶水只準倒入開水間內水他的茶漏中。使用礦泉水機應管理得當。
第十九條文明用廁,注意保潔。
第二十條辦公區內除小隔斷間外,不得擺放沙發。
第二十一條本制度由總公司辦公室和有關物業管理公司負責監督檢查執行情況。
對違反規定者,辦公室將會同人事本部視情節輕重給予口頭警告、罰款100元至500元、通報批評等處罰。
第二十二條愛護公司固定資產,發現損壞應及時報修,無法修復的應注明原因申請報廢。因故意或使用不當損壞公物者,應予以相應賠償。
第二十三條本規定由總公司辦公室負責解釋。
第14篇 公司辦公用品管理規定-6
公司辦公用品管理規定(6)
第一章主題內容與適用范圍
為加強我公司辦公用品管理,控制費用開支,規范我公司辦公用品的采購與使用,本著勤儉節約和有利于工作的原則,根據我公司實際情況,特制定本規定。
第二章辦公用品的購買
辦公用品購買細則
第一條原則
為了統一限量,控制用品規格以及節約經費開支,所有辦公用品的購買,都應由行政部統一負責。
第二條辦公物品的申購
根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向行政經理通報,確定申購數量。如果辦公印刷制品需要調整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發生變化,也一并向行政經理提出。
第三條采購規定
在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店采購或者訂購的方式。
辦公用品的采購要本著節約、合理、適用的原則。采購復印紙、大中型設備器具、批量辦公用品等,必須有兩至三人參加洽談,貨比三家,務求價廉質優。經辦人在業務交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈;不得受賄,不得索取錢物。
訂購單:在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品,則申請部門還必須另填一份訂購單,經行政部門確認后,直接向有關商店訂購。
行政部門必須依據訂購單,填寫“訂購進度控制卡”,卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及向哪個商店訂購等等。
第四條驗貨
所購買辦公用品送到后,按購貨清單進行驗收,核對品種、規格、數量與質量,確保沒有問題。
第五條各部門申請辦公用品
辦公用品原則上由公司行政部統一采購、分發給各個部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“購買辦公用品申請表”的前提下進行采購。在這種情況下,行政部門有權進行審核,并且把審核結果連同申請書一起保存,以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據。
第三章辦公用品的分類、領用及報廢處理
第六條辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1.消耗品:鉛筆、刀、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、復寫紙、標簽、便簽、橡皮、夾子等。
2.管理消耗品:簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。
3.管理品:剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計算機、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。
第七條管理和發放:
1、辦公用品由人事行政部門統一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標準向使用人發放。
2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續,保管人根據采購價格核定物品單價,計入領用部門(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門辦公用品費用核定及有關規定:
①、辦公用品領用必須認真履行手續,應填寫《辦公用品領用單》后領用和發放,嚴禁先借后領的行為。
②、公司各部門應按公司核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發放辦公用品,確因工作需要超標領用的,應經行政經理同意。
③、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據人員變動情況進行調整。
④、各部門因特殊情況需增加費用的,應以書面形式報批,經分管領導審核后,由總經理特批增加該項費用。
⑤、辦公用品使用實行月統計年結算,截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表,財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節約費用計入下年度使用。
⑥、各部門及各使用人的辦公用品使用標準:每人每月最多領用1支簽字筆,如果保管不好丟失自行負責購買。每周三統一領用辦公用品,其他時間嚴禁領用辦公用品。
⑦、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現象。筆記本、簽字筆芯、圓珠筆芯、膠水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。
⑧、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時,應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價賠償,否則不予辦理有關手續。
第八條報廢處理
對決定報廢的辦公用品,要作好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。
第四章辦公物品的保管
第九條填寫清單
所有入庫辦公用品,都必須一一填寫入庫清單。
第十條保管
必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。
第十一條盤存
辦公用品倉庫應定期清點。清點工作由行政人員負責。清點要求做到賬物一致,如果不一致必須查找原因,然后調整清單,使兩者一致。
第十二條印刷品與紙張管理
印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準,對領用的數量隨時進行記錄并進行加減,計算出余量。如果消耗品用完,立即寫報告遞交行政主管。
第十三條持有量調查
必須對公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調查。調查方式是,定期對每月領用量、使用量以及余量(未用量)作出統計,向上報告。行政部對報告進行核對,檢查各部門所報統計數據是否與倉庫的各部門領用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行編輯保存。
第五章對辦公物品使用的監督與調查
第十四條調查內容
對公司各部門進行調查,調查內容包括:
1.核對用品領用單據與用品清單。
2.核對用品申請書與實際使用情況。
3.核對用品領用清單與實際用品清單。
第十五條行政經理職責
1.核對收支傳票與用品實物清單。
2.核對支付傳票與送貨單據。
第十六條本規定自下發之日起執行。
復印紙管理規定
1、目的:為保證公司員工正常辦公,合理使用辦公資源,防止浪費,節約開支,特制定本管理規定。
2、范圍:公司全體在職員工。
3、權責:各部門經理安排專人負責登記、監督。
4、內容:
4.1各部門于每月1日從行政部
領用復印紙一包。
4.2復印時應先到各部門登記復印內容,按規格登記復印份數,緊急情況靈活處理,但應后補登記及領用復印紙數量手續。
4.3所有需復印資料之人員必須熟練復印技術,倘若自己不懂復印技術必須向總臺文員咨詢清楚方可。
4.4復印時原件、紙張必須放置妥當,保證復印質量,印件清晰。
4.5若復印資料數量較多時,應先選擇復印1件,確認質量合格,再輸入余數,以免浪費紙張。
4.6節約紙張,若內部使用則盡量使用再生紙張。(行政部可以領取再生紙)
4.7嚴禁復印與公務無關的私人資料,違者罰款20元。
第15篇 a公司辦公自動化管理規定
1 目的
為強化公司辦公自動化系統的管理,確保系統各功能有效運行,信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規范、安全、及時地進行處理,提高工作效率。
2 適用范圍
本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。
3 術語和定義
電子公文:電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規范體式,能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如:(決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等)。文秘資源網
4 職責
4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門,對公司辦公自動化系統的管理負責,定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門,對公司辦公自動化系統能否正常運行負責,并負責對永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。
4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門,對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責,定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門,對解放服務站辦公自動化系統的管理負責,定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規定。
5.1.1 電子公文與紙質公文關系。
5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理,按紙質公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關系,與紙質公文的行文關系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理,其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。
5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令,并保守秘密,在系統中不得從事與工作無關的活動,系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。
5.1.3 對機密級以上(含機密級)的文件和篇幅較長的轉發附件,仍以紙質方式發送,但要形成簡要說明,進入業務流程,批復工作仍在辦公系統中進行。
5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看'待辦事宜',并簽署意見。
5.1.5國家秘密級以上(含秘密級)和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。
5.1.6各部門在收到電子公文后,有必要復制成一份(經發文機關批準可復制成多份)紙質公文,應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章(電子公文復制專用章圖樣附后)注明復制單位、日期、份數,然后繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲,必須采用專用的計算機和存儲設備,由收到電子公文的人員負責管理,確保有關設備的安全。
5.1.8 電子公文介質[硬(軟)磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理:
5.1.8.1 電子公文介質的使用和保存,等同紙質公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質的維護和維修,由公司電算室負責。
5.1.8.3 電子公文介質的銷毀,等同紙質公文的銷毀,須進行登記并由兩人監銷,確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式:用戶首次登陸時系統強制更改密碼,日常要求每隔1個月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統采用電子身份認證卡確保系統的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核:將現有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。
5.1.10.2新用戶申請程序:新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表(附后),本部門領導簽字后,到人力資源開發室蓋章確認,由電算室創建用戶。
5.1.10.3用戶權限變更:當對用戶權限有特殊需要時,請填寫用戶權限變更表(附后)。
5.1.10.4用戶變更:人員流動時,由人力資源開發室填寫用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對這些用戶變更所屬部門。
5.1.10.5用戶注銷:人員調離,退休、退養、離職時,由人力資源開發室填寫用戶注銷表(附后)提供給電算室,由電算室注銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核:將群組名稱及群組成員列出后,由各主管部門重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請程序:由使用部門填寫用戶新增(變更)表(附后),與電算室協商創建。
5.1.11.3用戶組的日常管理:用戶組由電算室進行日常維護。
5.1.11.4用戶組信息的發布:為方便查詢各用戶組包含的成員,電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。
5.1.13系統操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打開oa辦公系統,下班時觸發按鈕,形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統:要求經常清理,保證郵件占用空間小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個月時間,超期后由電算室對文檔進行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對文檔進行維護。
5.1.14.4政策法規、經濟責任制:由企管辦對文檔進行定期維護。
5.1.14.5信息發布、信息收集:由指定部門的專人負責維護。
5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份
5.2經銷商電子公文管理規定。
5.2.1每家經銷商一個用戶名,由專人管理與使用,用戶名和密碼要有兩人知曉,避免人員調動,其他人不能登錄。
5.2.2上機人員調離工作崗位,新的操作人員應及時更改用戶設置。
5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼,并保守秘密。
5.2.4上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動,系統用畢應及時退出該系統。
5.2.5不許將ie瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。
5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件,一經發現,作為劣跡記入經銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統,至少保證早、晚各一次,并及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。
5.3服務商電子公文管理規定。
5.3.1外來公文進行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。
5.3.2服務站內部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。
5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關信息,經篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進行發布。例如:質量信息反饋、重大質量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發的培訓上崗證的服務經理、鑒定員、資料員負責。
5.3.4公共服務為各服務站提供資料和服務,資料內容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務系統通訊錄,供服務站使用,主要由貿易公司電算室負責。
5.3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫,以供服務站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。
5.3.4.4電子公告板用于發布各類公共信息和通知等,各服務站均可發布。
5.3.5直接發送電子郵件主要是用于小范圍內的信息溝通。
5.3.6關于磁盤上機使用的規定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤,必須由有關服務站站長同意并經服務站計算機管理人員作病毒檢查后,方可上機使用。
5.3.6.2外單位人員來服務站上機時,所帶磁盤必須由服務站站長同意,經作病毒檢查確認無病毒后,方可上機使用。
5.3.6.3發現病毒時,操作者不得擅自處理,須經服務站計算機管理負責人查明原因后,責成專人處理。
6相關文件
(無)
7相關記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表 保存期限五年
7.2用戶權限變更表 保存期限 五年
7.3用戶注銷表保存期限五年
